Praxistext: Bürosoftware EasyFirma

Das Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen, Angeboten ist so eine Sache für Selbstständige und manches Unternehmen. Einerseits natürlich ein Anlass für Freude, denn es bedeutet ja, dass man Aufträge hatte bzw. Aufträge generieren kann und damit dann auch sein Geld verdienen kann, andererseits aber natürlich auch ein zusätzlicher Zeitaufwand, der gerade bei Selbstständigen oder kleinen Firmen entweder zwischendurch oder auch am Abend oder gar am Wochenende erfolgt. Umso wichtiger ist es daher eine gute Bürosoftware zu haben, die leicht bedienbar ist, übersichtlich ist und mit der man zügig arbeiten kann. Dies möglichst ohne zu intensives Studium eines Handbuchs. Ein Programm – soviel nach meinem Test vorweg – welches hier ein sehr guter Kandidat ist und diesen Kriterien entspricht, ist die Software WoAx EasyFirma der Firma WoAx IT.

Viele Programme, die ich getestet habe (und auch aktuell leider noch das selber eingesetzte, daher meine aktuelle Suche und Beschäftigung mit dem Thema), ist sehr umständlich und auch teilweise mit Funktionen überfrachtet, die nur größere Unternehmen wirklich brauchen. Am ärgerlichsten, und nicht nur für mich, ist aber die Tatsache, dass neuere Versionen dann oft eigentlich nur Jahresabos sind und eine Weiterbearbeitung von Daten nach Ablauf ohne Verlängerung nicht möglich ist. Nichts gegen Updates, aber man möchte doch die Wahl haben. Bei der Bürosoftware EasyFirma ist dies nicht der Fall, die Software kann so, wie sie erworben wurde, zeitlich unbefristet weiterverwendet werden.

Installation und Funktionen von EasyFirma

Bereits die Installation erfolgt problemlos, wichtig zu wissen dabei ist, dass die Software das .NET Framework 4.0 voraussetzt, sollte dies nicht der Fall sein, kann dieses automatisch installiert werden. Die Software kann in der Testversion dann 30 Tage kostenlos getestet werden.

Die Software unterscheidet beim ersten Start, ob man seinen Sitz in Deutschland oder Österreich hat, vermutlich wegen der unterschiedlichen Steuersätze. Anschließend steht aber bereits der Startbildschirm zur Verfügung. Von hier aus hat man einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen:

  • Rechnungen schreiben
  • Angebot erstellen
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Gutschriften
  • Kundenverwaltung
  • Einstellung
  • Produktlisten

Dazu hat man auch seine aktuellen Umsätze und andere Daten in einer schnellen Übersicht. Welche Funktionen genau zur Verfügung stehen, ist dabei aber abhängig von der Version von EasyFirma sie wählen. Braucht man zum Beispiel keine Lieferscheine, so kann man auch eine kleinere und auch günstigere Version von EasyFirma wählen.
Das Ganze wirkt auf Anhieb angenehm aufgeräumt und leicht bedienbar.

Etwas abweichend von vielen anderen Programmen ist das Bedienkonzept, welches aber, nach kurzem Moment der Eingewöhnung, äußerst komfortabel ist.

Hier am Beispiel der Rechnungsverwaltung:

Wählt man einen Bereich, wie Produkte, Kunden, Rechnungen… aus, so erhält man zunächst immer eine Liste mit der Übersicht der erfassten Daten. Möchte man nun einen einzelnen Datensatz bearbeiten, wie zum Beispiel einen Kunden, so geschieht dies nicht durch einen Doppelklick, vielmehr gibt es links Reiter, zwischen denen man ohne Dialogboxen zwischen der Listenansicht und Detailansichten wechseln kann, ohne immer erst einen Dialog schließen zu müssen. Dies erleichtert die Bedienung erheblich und ist enorm zeitsparend.

Kundenverwaltung von EasyFirma

Um Rechnungen zu schreiben, legt man praktischerweise zuerst seine Kunden in der Kundenverwaltung an. Diese können aber auch, zum Beispiel über eine .CSV Datei, aus anderen Programmen importiert werden, so dass nicht alles per Hand neu eingepflegt werden muss. Bei den Kunden können Sie natürlich alle notwendigen Stammdaten eingeben, aber auch Extras wie zum Beispiel einen individueller Rabatt. Über den Reiter Dokumente/OP können Sie sofort alle bisherigen Rechnungen sehen sowie auch den Umsatzstatus des Kunden, vor allem auch Offene Posten. Ebenso können auch Produkte hinterlegt werden. Ein kleines Manko bei erfassten Kunden ist, dass man kein individuelles Zahlungsziel bei einem Kunden hinterlegen kann. Dies wäre schon recht praktisch.

Produktlisten führen in EasyFirma

Die Produktlisten erlauben es die einzelnen Dienstleistungen und Produkte, die man anbietet zu erfassen, so dass gleiche Posten in den Rechnungen nicht immer neu erfasst werden müssen. Die Bedienung folgt der gleichen Grundidee wie bei Kunden, so dass man sich schnell zurechtfindet. Hierbei kann man neben den eigentlichen Basisdaten wie z.B. Preis des Produkts in der Premiumversion auch einen Lagerbestand definieren. Dieser wird beim Schreiben von Rechnungen/Lieferscheinen dann automatisch aktualisiert. Produktlisten können mittels einer XLS oder CSV Datei auch aus anderen Programmen importiert werden.

Rechnungen

Macht Spaß! Sehr schön ist bereits hier, dass es zwar schon eine sehr gute gestaltete Vorlage gibt, aber da jeder seine eigenen Wünsche, Anforderungen und Vorstellungen hat, lassen sich Vorlagen auch mit einem recht einfach zu bedienenden Reportdesigner anpassen oder gar neue Vorlagen erstellen. Hierbei kann man auReportdesigner EasyFirmach auf zahlreiche Variablen und Datenbankfelder zugreifen, so dass es an Gestaltungsmöglichkeiten nicht mangelt.

Selbstverständlich kann man auch das eigene Firmenlogo auswählen und Reports lassen sich über zahlreiche Zusatztexte weiter individualisieren.

Die eigentliche Zusammenstellung der Rechnung geht über vier Schritte sehr einfach: Kunde auswählen, Rechnungsposten (freie Eingabe oder aus den Produktlisten), dann Text anpassen, wie Datum, Fällig, Referenz,… sowie Extratexte wie Kopftext, Haupttext, Extratext, Schlusstext. Dies alles, wie im ganzen Programm, sehr verständlich und so flexibel, dass das Rechnungsschreiben leicht von der Hand geht. Die fertige Rechnung kann man Ende dann drucken, als PDF erstellen, per Mail versenden, oder als Vorlage speichern. Für wiederholt auftretende Rechnungen können Sie sich automatisch zum richtigen Zeitpunkt Rechnungen erstellen lassen, was zeitsparend ist. Wichtige gesetzliche Rahmendingungen wie richtiger Ausweis der Umsatzsteuer werden natürlich beachtet.

Und noch mehr Funktionen

Mit dem Programm lassen sich auch Angebote erstellen, was ähnlich zur Rechnungserstellung erfolgt, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Gutschriften (je nach Version). Auch hierbei kann man natürlich auf seine Kunden- und Produktdatenbank zurückgreifen. Durch die individuellen Texte, die man erfassen kann, können hier dann auch immer Zusatzbemerkungen hinterlegt werden, welche für den Empfänger von Nutzen sein können.

Wichtige Einstellungen erlauben einem die Anpassung der Nummernkreise für die unterschiedlichen Dokumentenarten, Währung, Mehrwertsteuer und weiterer Parameter, um das Programm nach eigenem Wunsch anzupassen. Auch an eine Funktion zur Datensicherung wurde gedacht.

Fazit: Bürosoftware EasyFirma

Das Programm EasyFirma macht durch seine durchdachte Menüführung einen sehr guten Eindruck. EasyFirma erlaubt es die wichtigsten finanziellen Aufgaben, denen sich Selbstständige und Unternehmen gegenübersehen, komfortabel auszuführen, in der Premiumversion kann auch eine Lagerverwaltung geführt werden. Es erlaubt sich dabei auch keine Schwächen, und was wichtig ist, es erfordert kein langwieriges Studium von Handbüchern. Eine Mini-Schwäche stellt vielleicht die Hilfe dar, da diese nur online abgerufen werden kann. Aber da man die Hilfe ohnehin kaum benötigt, fällt dies nicht weiter ins Gewicht. Sehr schön ist an vielen Stellen auch immer die Vorabansicht von Dokumenten, so dass man ein Ergebnis sofort einsieht.

Im Ergebnis ist die Bürosoftware EasyFirma ein Programm, welches man ernsthaft erwägen sollte, wenn man eine wirklich gute Bürosoftware zum Erstellen von Rechnungen, Angeboten, Kundenverwaltung oder gar auch eine Lageverwaltung benötigt, zumal das Programm auch zeitlich unbegrenzt nutzbar ist und es seine Funktion nicht, wie manch anderes Programm aus diesem Bereich, nach einem bestimmten Zeitraum einstellt.

Das Programm wird in verschiedenen Ausführungen mit jeweils unterschiedlichem Leistungsumfang angeboten, wodurch man nur die Funktionen erwerben muss, die man auch wirklich benötigt. Alle Details und welche Version für Sie die Richtige ist, können Sie der WoAx IT Webseite entnehmen.

Sehr empfehlenswert!

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