Zeit und Kosten sparen durch elektronischen Rechnungsversand

Faktura und der dazugehörige Rechnungsversand sind zeitintensive und mitunter auch ungeliebte Geschäftsvorgänge, welche naturgemäß möglichst effizient abgewickelt werden sollen, um die Liquidität von Unternehmen jeder Größe sicher zustellen.

E-Mail Taste TastaturWährend früher Rechnungen vorwiegend auf dem Postweg zugestellt wurden, mit entsprechendem Aufwand für Ausdruck, kuvertieren, frankieren und natürlich der Übergabe an Postdienstleister, werden Rechnungen heute zunehmend elektronisch zugestellt. Seit 2011 ist elektronischer Rechnungsversand dabei auch ohne digitale Signatur rechtlich möglich, auch wenn eine vorhandene Signatur nach wie vor eine wichtige Funktion erfüllen kann, da nach § 14 Absatz 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein muss. Eine elektronische Rechnung mit digitaler Signatur bietet hier nach wie vor eine gewisse Sicherheit in Bezug auf die Echtheit. Allgemein muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung, um die Echtheit zu verifizieren, durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung gewährleisten. Unversehrtheit bedeutet, dass die Rechnung innerhalb der Aufbewahrungspflicht 10 Jahre nicht verändert werden darf (Revisionssicherheit), inkl. eventuell dazugehöriger E-Mail. Bei der Lesbarkeit dürfte eine elektronische Rechnung i.d.R. gegenüber einer Papierrechnung eher Vorteile haben.

Elektronischer Rechnungsversand: Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen

Voraussetzung für den elektronischen Rechnungsversand ist die rechtlich geforderte Zustimmung des Empfängers, wobei diese aber nicht explizit vorab eingeholt werden muss, sondern auch stillschweigend gegeben sein kann, etwa wenn der Empfänger einer elektronischen Rechnung diese ohne Widerspruch bezahlt. Ansonsten gelten für elektronische Rechnungen inhaltlich die gleichen Vorschriften wie für Papierrechnungen. Es kann aber durchaus vorkommen, dass Leistungsempfänger nach wie vor auf Rechnungen im Papierformat bestehen.

Unternehmen müssen sich daher auf verschiedene Verfahren zum Versand von Rechnungen einstellen und benötigen daher flexible Verfahren zum Rechnungsversand.

Zeit und Kosten können sich Unternehmen mit einer Auslagerung des oft aufwendigen Rechnungsversandes sparen, wie sie z.B. hier angeboten wird. Bei einem solchen Rechnungsversand Service besteht natürlich auch die Möglichkeit, die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand schrittweise vorzunehmen bzw. für Kunden, die nach wie vor auf eine Rechnung im Papierformat bestehen, diese auch weiterhin ausgedruckt auf dem Postweg zu versenden. Der Rechnungsversand kann also flexibel erfolgen, wobei elektronischer Rechnungsversand naturgemäß die günstigere und schnellere Lösung ist.

Vorteile durch Auslagerung des Rechnungsversandes

Die Auslagerung des Rechnungsversandes kann für Unternehmen eine erhebliche Reduzierung des Arbeitsaufwandes und der Kosten bringen, aber auch darüber hinaus noch zusätzliche Vorteile:

  • Rechnungen werden mit einer digitalen Signatur versehen. Obwohl rechtlich nicht mehr zwingend vorgeschrieben, wird hiermit die gewünschte Echtheit erfüllt.
  • Kosten für die Speicherung der Rechnungen auf eigenen Datenträgern / Servern entfallen, ebenso die Zeitaufwendungen für Back-ups
  • Eine revisionssichere Archivierung für den Rechnungsempfänger wird gewährleistet. Dadurch eine höhere Akzeptanz beim Rechnungsempfänger.
  • Zeitaufwendungen und Kosten für die Beschaffung von Papier, Umschlägen werden reduziert, ebenso natürlich die Aufwendungen für die Postzustellung, auch dann, wenn Rechnungen über einen Serviceanbieter mitunter noch per Papierversand erfolgen sollen oder müssen.
  • Durch den schnellen Versand erfolgen zudem Zahlungseingänge im Schnitt oftmals zügiger, was die Liquidität in Unternehmen verbessert.
  • Innerbetriebliche Abteilungen werden bei Routineaufgaben entlastet

Naturgemäß lohnt die Nutzung eines Rechnungsversand Services nur bei entsprechendem Umfang von monatlich versendeten Rechnungen. Als Richtgröße kann man von einer Anzahl von > 100 Rechnungen pro Monat ausgehen.

Arbeiten im Büro

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Ein weiterer Pluspunkt eines Rechnungsversand Services ist, dass dieser normalerweise ein webbasiertes Rechnungsportal zur Verfügung stellt, womit die Nachverfolgung von Rechnungen erleichtert wird, nicht nur für den Versender, sondern auch für den Empfänger der Rechnung.

Wie in allen Fällen entscheidet immer der Einzelfall, ob die Auslagerung von Geschäftsprozessen Vorteile bringt und tatsächlich Kosten einspart. Gerade bei zeitintensiven Vorgängen wie dem Rechnungsversand, der ja auch Archivierung / Sicherung und weitere rechtliche Komponenten wie etwa die Echtheit von Dokumenten umfasst, kann ein Blick auf das Angebot eines Rechnungsversand Services lohnen

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