Tools für Selbstständige und Freelancer: Meine Favoriten
Als Selbstständiger oder Freelancer steht man jeden Tag vor der Herausforderung, nicht nur inhaltlich gute Arbeit zu leisten, sondern auch organisatorisch alles im Griff zu behalten. Die richtige Auswahl der für dich passenden Tools für Selbstständige kann hier einen gewaltigen Unterschied machen.
Ich möchte dir in diesem Beitrag meine persönlichen Favoriten vorstellen – erprobt im Alltag und mit einem Fokus auf Praktikabilität, Sicherheit und Effizienz. Besonders geeignet sind diese Lösungen für Einzelunternehmer, kleine Teams oder KMUs, die ohne großen IT-Aufwand professionell arbeiten wollen.
Inklusive positiv bewerteter Tools für Selbstständige durch Erfahrungen Dritter
Einige Tools für Selbstständige habe ich ausgewählt, weil ich sie selber nutze oder mal genutzt habe, einige Tools, um die Auswahl etwas breiter zu machen, habe ich ausgewählt, weil ich hier sehr positive Rückmeldungen von anderen habe. Es ist ja oft so, dass es mitunter mehrere gute Lösungen für ein Thema gibt, aber man kann ja nicht mit x – Programmen zum gleichen Thema gleichzeitig arbeiten. Trotzdem sollten andere Programme, die individuell vielleicht für jemand anders besser sind, dennoch erwähnt werden.
Tools für Selbstständige beginnt immer mit Sicherheit
Beginnen wir mit einem Thema, das gerne unterschätzt wird: Sicherheit. Wenn du Kundendaten, Projekte oder Buchhaltung auf deinem Rechner hast – und davon gehe ich aus – sollte ein solider Schutz selbstverständlich sein. Seit Jahren nutze ich persönlich Bitdefender, weil es nicht nur zuverlässig Viren und andere Bedrohungen blockt, sondern auch angenehm im Hintergrund arbeitet und zumindest bei mir auch noch nie Probleme mit Windows selber gemacht hat- Besonders praktisch finde ich den integrierten Passwortmanager.
Damit verwalte ich komplexe Logins sicher, ohne sie mir merken zu müssen und dies Geräte-übergreifend. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch das Sicherheitsniveau erheblich. Wer mit sensiblen Daten arbeitet oder verschiedene Konten pflegt – was in der Selbstständigkeit fast immer der Fall ist – profitiert davon enorm. Wichtig zu wissen: Der Bitdefender Passwortmanager speichert deine Passwörter lokal und verschlüsselt, nicht etwa in der Cloud, die dient nur der Synchronisation der Daten zwischen Geräten und auch dann verschlüsselt.
Viele arbeiten auch gerne mit Avast One, hier habe ich auch sehr gute Rückmeldungen erhalten. Avast One bietet ein interessantes Feature-Set und schützt darüber hinaus deine Daten natürlich auch hervorragend. Manches ist dann einfach auch nur eine persönliche ganz individuelle Wahl.
Büroorganisation und Buchhaltung und Selbstständige
Gehen wir einen Schritt weiter zur Büroorganisation und Buchhaltung, die ja dringend erwähnt werden müssen bei einem Artikel zum Thema Tools für Selbstständige. Hier gibt es einige Anbieter, aber zwei kann ich basierend auf meinen Erfahrungen besonders empfehlen: Lexware Office und sevdesk.
Lexware Office, früher lexoffice, ist schon vom Namen her ein Klassiker unter den Business-Tools und punktet auch in der modernen Online-Buchhaltung durch seine seine Funktionsvielfalt. Angebote schreiben, Rechnungen erstellen, die Buchhaltung vorbereiten oder Löhne verwalten – alles ist in einer Anwendung möglich. Besonders für Selbstständige, die lieber auf die flexible Online-Lösung setzen und eine strukturierte Arbeitsweise bevorzugen, ist Lexware eine verlässliche Lösung.
Genauso kann man auch zur modernen cloudbasierten Online-Buchhaltung sevdesk greifen. Auch hier hat man eine sehr große Funktionsvielfalt und man kann es von überall nutzen. Auch sevdesk wird in verschiedenen Paketen und Ausbaustufen angeboten, je nach Bedarf.
Beide Lösungen kannst du, Internet vorausgesetzt, problemlos von unterwegs nutzen, praktisch, wenn du schnell mal eine Rechnung am Smartphone erstellen möchtest. Bequemer geht es aber natürlich immer mit einem größeren Display. Prinzipiell reicht dann aber auch schon ein günstiges ChromeBook.
Hervorragende Lösungen für Buchhaltung für Freiberufler und kleine Teams
Beide Tools eignen sich hervorragend für Freiberufler und kleine Teams, die eine schlanke, intuitive Lösung für ihre Buchhaltung suchen. Die automatische Belegerkennung funktioniert bei den Tools erstaunlich gut, und auch die Anbindung an Steuerberater oder Online-Banking ist unkompliziert.
Wenn du gerne digital arbeitest und deine Buchhaltung flexibel halten willst, dann kommen beide Lösungen in Frage. Bei diesen Tools halte ich es etwas offen, denn ich weiß, dass beide ihre Fans haben und im Endeffekt hängt es ein wenig von individuellen Punkten ab, warum man sich für oder B entscheidet.
Wenn Du jetzt diesen Artikel gerade im Sommer liest, dann solltest du den Artikel Buchhaltung neu aufsetzen im Sommer – 5 einfache Schritte, die du jetzt gehen kannst lesen. Es gibt viele gute Gründe, genau jetzt sich für das Thema Buchhaltung zu interessieren.
Weitere Tools für Selbstständige
Abseits von Sicherheit und Finanzen gibt es noch ein paar Tools für Selbstständige, ohne die ich mir meinen Arbeitsalltag kaum noch vorstellen kann. Dazu gehört auf jeden Fall Joplin. Ob als persönliches Wiki, Projektmanagement-Tool oder für die Redaktionsplanung – die Flexibilität von Notion macht es zum perfekten Begleiter für kreative und strukturierte Selbstständige gleichermaßen. Gibt es für Windows, Android, Mac… und man kann seine Notizen auch über die Cloud synchronisieren, etwa über OneDrive. Joplin kostet Null Euro, aber ist ein starkes und sehr übersichtliches Tool, für welches auch spannende Erweiterungen gibt.
Zeiterfassung, Meetings
Auch Zeiterfassung ist ein wichtiges Thema für viele bei den Tools für Selbstständige, vor allem, wenn du nach Stunden abrechnest oder deine eigene Produktivität verbessern willst. Hier setzen viele Anwender auf Toggl. Die Oberfläche ist einfach, die Auswertungen sind hilfreich und du kannst problemlos Projekte und Kunden unterscheiden. Gerade, wenn du wissen willst, wie viel Zeit du tatsächlich in welche Aufgaben investierst, ist Toggl sehr hilfreich. Persönlich hat Zeiterfassung in dem Sinne für meine Aufgaben im Moment eher keine so große Bedeutung.
Für Meetings oder Kundenkommunikation hat sich bei vielen Anwendern Zoom in Kombination mit Calendly bewährt. Mit Calendly lassen sich Termine automatisch und zeitsparend koordinieren. Du gibst einmal deine verfügbaren Zeiten an, und Kunden können sich selbst einen Termin buchen. Das spart endlose E-Mail-Ketten und macht auf potenzielle Kunden gleich einen professionellen Eindruck.
Unbedingt an Datensicherung denken
Und weil das Thema Datensicherung nicht vergessen werden darf, noch ein Tipp zum Schluss: Hier nutze ich seit Jahren O&O Diskmage, um vollständige und ergänzend partielle Backups meines Systems anzulegen. Gerade bei wichtigen Projekten oder Kundenunterlagen möchte man sich nicht auf Glück verlassen, sondern auf ein durchdachtes Backup-System und hier hat sich O&O DiskImage bei mir seit Jahren bewährt. Sehr positiv ist, dass O&O DiskImage sich als Backup-Programm versteht und sich auch genau auf diese Aufgabe konzentriert, anders als manch andere Programme, die alles mögliche gleichzeitig sein möchten.
Office & Co. – Microsoft 365 oder Google Docs?
Als Selbstständiger ist eine solide Office-Lösung bei den Tools für Selbstständige das digitale Rückgrat deines Alltags. Zwei große Anbieter haben sich dabei durchgesetzt: Microsoft 365 und die Google Docs Suite. Microsoft bietet dir mit Word, Excel, Outlook und Teams die klassischen Tools in modernem Gewand – lokal installierbar oder cloudbasiert nutzbar. Besonders für alle, die viel mit externen Kunden oder Behörden kommunizieren, ist Microsoft 365 oft die bessere Wahl. Eine Auswahl von Angebote zu Microsoft 365 findest du hier bei Amazon (*).
Google Docs hingegen punktet mit seiner Leichtigkeit: komplett webbasiert, ideal für die Zusammenarbeit in Echtzeit, mit automatischem Speichern und einfacher Freigabe. Die Integration in Google Drive, Kalender und Gmail macht es für viele Freelancer extrem effizient. Letztlich hängt die Entscheidung davon ab, wie du arbeitest – eher klassisch strukturiert oder flexibel in der Cloud.
Grafik-Software: Von Adobe bis Canva – deine kreativen Tools im Überblick
Auch wenn du kein Designer bist, brauchst du als Selbstständiger früher oder später bei den Tools für Selbstständige auch etwas zur Bildbearbeitung/Grafikbearbeitung, fürs Branding oder die Social-Media-Gestaltung. Die Königsklasse ist nach wie vor die Adobe Creative Cloud – mit Programmen wie Photoshop, Illustrator oder InDesign. Diese Tools bieten dir maximale kreative Kontrolle, sind allerdings eher etwas für Fortgeschrittene und Profis. Wer regelmäßig mit visuellen Inhalten arbeitet, wird die Möglichkeiten aber schnell zu schätzen wissen.
Etwas günstiger und für Einsteiger geeignet ist Corel Paint Shop Pro, das seit Jahren eine solide Alternative zur Adobe-Welt bietet – ideal für klassische Bildbearbeitung ohne Abo-Modell. PaintShop Pro benutze ich nach wie vor sehr häufig.
Die Newcomer: Canva und Adobe Express
Wenn es schnell und unkompliziert sein soll, kommen Canva und Adobe Express ins Spiel. Beide funktionieren direkt im Browser, bieten tausende Vorlagen für Social-Media-Grafiken, Flyer oder Präsentationen und lassen sich auch ohne Designkenntnisse gut bedienen. Canva überzeugt mit intuitivem Drag-and-Drop-Editor, während Adobe Express den Vorteil hat, dass du direkt auf Adobe-Schriftarten und Stock-Inhalte zugreifen kannst.
Gerade für kleinere Projekte, Social Media oder Blog-Grafiken sind diese Tools perfekt – sie sparen Zeit und Geld, ohne dass du auf professionelle Ergebnisse verzichten musst.
Große Auswahl an Tools für Selbstständige
Zusammengefasst zeigt sich: Es gibt nicht das eine Tool, das alles kann – aber eine gute Kombination aus Sicherheitssoftware, Buchhaltung, Organisation, Office und Kommunikation sorgt dafür, dass du dich auf das konzentrieren kannst, was du am besten kannst: deine Arbeit. Viele dieser Tools für Selbstständige bieten auch Testversionen an, mitunter auch kostenlose Basis-Versionen, sodass du sie in Ruhe ausprobieren kannst, manche sind sogar komplett kostenlos. Ich kann dir nur empfehlen, das zu tun – oft merkt man schon nach kurzer Zeit, welches Tool wirklich zum eigenen Workflow passt. Bei mir persönlich verlagert sich das eine oder andere doch in die Cloud und es gibt einen gewissen Trend bei mir zur Vereinfachung. Letztlich ist keines der Tools ein Selbstzweck, vielmehr sollen diese jeweils nur bestmöglich und schnellstmöglich ihre Aufgabe erfüllen.
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