Flexible Modulbauweise bei Software am Beispiel einer Hotel System Software

Individualsoftware oder Software von der Stange ist eine Frage, die sich viele Unternehmen, egal welcher Größe, und aus welcher Branche stellen. Beide Möglichkeiten bieten Vor- und Nachteile. Bei der Individualsoftware findet sich der wesentliche Vorteil natürlich darin, dass die Software und deren Funktionen exakt auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnitten wird. Nachteil ist, dass diese Art der Softwareerstellung wesentlich mehr Kosten bedeutet, ein weiteres Risiko kann die Abhängigkeit von einem Softwarehaus oder Entwickler darstellen. Steht dieses Softwarehaus oder der Entwickler nicht mehr zur Verfügung, so ist man zunächst auf sich alleine gestellt und die Übernahme durch andere Entwickler kann erhebliche Hürden mit sich bringen. Standardsoftware wiederum ist oft, wenn auch nicht zwingend immer, günstiger, zudem ist die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls geringer. Nachteil ist natürlich, dass Standardsoftware eben vorgegeben ist, d.h. man muss die Software halt nehmen bzw. einsetzen wie vorgegeben.

Hotelsystem mit Zusatzmodulen

Eine gute Zwischenlösung kann hier eine modular aufgebaute Software sein, welche bestimmte Kernfunktionen anbietet, die durch Zusatzmodule erweitert werden können. Optimal in Kombination mit verschiedenen Ausbaustufen der jeweiligen Software, je nach Anforderung. Als Beispiel für eine gelungene „Standard“-Software, welche diese Bedingungen erfüllt, bin ich auf ein Hotel System gestoßen (HS/3 Hotelsoftware), welches ein schönes Beispiel dafür bietet, wobei das Konzept durchaus auch auf andere Branchen übertragbar wäre.

Hier werden als Basis drei Editionen angeboten: Basic, Professional und Premium. Diese orientieren sich am Bedarf des Anwenders: die Basic Version etwa richtet sich zum Beispiel an eine kleine Pension/Hotel, die Professional-Version an ein vielleicht mittelgroßes Hotel und die Premium Version entsprechend an größere Hotels. Unterschieden wird hier unter anderem zwischen der maximal möglichen Zimmerzahl, die verwaltet werden kann und zwischen der Anzahl der möglichen Installationen. Das Hotel System richtet sich so zum einen nach den Anforderungen, zum anderen aber auch nach der geforderten Komplexität. So wird eine kleine Pension (oder Hotel) mit einem Arbeitsplatz keine etwas aufwendigere SQL-Datenbank benötigen, hier reicht oft eine Single-User-Datenbankversion.

Zunehmende Komplexität, je nach Hotel Software Edition

Grundsätzlich gibt es natürlich gemeinsame Anforderungen an ein Hotel-System, unabhängig von der Größe. Diese müssen natürlich von allen Editionen geboten werden. Dies wäre im Falle einer Hotelsystem Software vor allem natürlich Funktionen, wie:

• Gästeverwaltung
• Reservierungen und Stornofunktionen
• Belegungsplan
• Verwaltung von Zahlungseingängen und Rechnungswesen, Tagesabschluss
• Angebotserstellung
• Diverse Statistikfunktione
• E-Mail und Fax-Funktionen oder Schnittstellen.
• und einige andere Funktionen

Also wichtige und typische Anforderungen, die an ein Hotelgewerbe auch unabhängig von der Größe gestellt werden.

Andere Funktionen, die in den höherwertigen Editionen enthalten sind, sind teilweise Komfortfunktionen, teilweise Funktionen, die mitunter erst ab einer gewissen Größe des Hotels interessant werden, wie zum Beispiel eine Client-/Serverumgebung, wenn das Hotel und die Zahl der Buchungen/vorhandenen Zimmer mehrere Arbeitsplätze zur optimalen Bedienung verlangt.

Auch Funktionen wie Rechnungsvorbereitung, Dokumentenverwaltung, Textverarbeitung, Anzahlungsmahner, komplexere Statistiken sind teilweise Komfortfunktionen, teilweise aber auch Funktionen, welche erst benötigt werden, wenn die Komplexität durch die Größe des Hotels steigt. Trotzdem kann auch für ein kleineres Hotel eine höherwertige Edition durchaus infrage kommen, wenn dadurch zum Beispiel Funktionen abgedeckt werden, welche im Einzelfall benötigt werden, oder aber auch dadurch der Kauf einer weiteren externen Software eingespart werden kann.

Module ergeben Hotel-System Software nach individuellen Anforderungen

Spannend und flexibel macht eine Standardsoftware die Möglichkeit der Modularisierung. D.h. je nach Bedarf, Einsatzzweck oder auch Anforderungen können zusätzliche Module erworben werden.

Zusatzmodule, welche bei einem Hotelsystem interessant sind, sind etwa Gruppenreservierungen, die besonders bei zunehmender Größe des Hotels häufiger vorkommen werden. Mehrsprachigkeit: Gerade bei größeren Hotels werden zunehmend auch internationale Gäste kommen, was wiederum Sprachkompetenz aufseiten des Hotels verlangt. Hier könnte man einem Muttersprachler eine Software Umgebung einrichten, welche ihm die Bedienung erleichtert.

Ein Online – Banking Modul wird bei zunehmendem Zahlungsverkehr ebenso eine große Erleichterung sein, wie etwa die Möglichkeiten Tagungen zu administrieren. Selbst kleinere Hotels, aber vor allem die etwas größeren, bieten ja häufig neben der Übernachtungsmöglichkeit auch Konferenzräume an, woraus sich wiederum spezielle Anforderungen ableiten.

Wichtig in der Internetzeit sind Online-Reservierungssysteme und dies auch bereits für kleinere Hotels. Weitere Module, die bei einer Hotelsystem Software interessant sein könnten, sind ein Restaurantkassen-Modul, Finanzbuchhaltung, Pay-TV, Schließsysteme und viele weitere.

Individualität für jedes Hotel durch Module

Jedes Hotel wird seine eigenen Anforderungen und Komplexitäten haben. Nicht jedes Hotel wird beispielsweise Pay-TV im Zimmer anbieten oder derart viele Gäste haben, dass ein Check-In Terminal hilfreich oder notwendig ist. Eine Standardsoftware, die aber entsprechende Module anbietet, ermöglicht dem Nutzer, sich aber genau das Paket zu schnüren, welches seinen eigenen Anforderungen entspricht. Daraus ergibt sich auch aus einer Standardsoftware, wie dem beschriebenen Hotel System HS/3 Hotelsoftware, am Ende eine Form von Individualsoftware, mit der je nach Budget und eigenen Wünschen oder Anforderungen man sich genau die Umgebung schaffen kann, die den eigenen Geschäftsprozessen, in diesem Fall halt die Hotel Branche mit Gästen, Zimmern, Buchungen, Reservierungen, Belegungen, Tagungen usw., am Besten entspricht.

Die richtige Version für die eigenen Anforderungen

Ein Hotel zu betreiben beinhaltet hohe Anforderungen: Reservierungen entgegennehmen unter Beachtung bereits vorhandener Belegung, Wünsche der Kunden wie bei der Verpflegung beachten, Abrechnungen erstellen, den finanziellen Erfolg im Auge zu behalten, mit der Zeit gehen durch Online-Reservierungssysteme, Tagungen organisieren, Zahlungsverkehr abwickeln und vieles mehr. Entsprechend hoch, aber auch unterschiedlich sind die Anforderungen an eine gute Hotelsoftware, was bestimmte Basisfunktionen verlangt, welche erfüllt sein müssen und erweiterte Funktion je nach Größe oder auch individuellen Gegebenheiten und Wünschen.

Ein schönes Beispiel, wie auch eine Standardsoftware durch unterschiedliche Editionen und vielfältige Zusatzmodule ein Höchstmaß an Individualisierung bieten kann, ohne dass man die Nachteile der typischen Individualsoftware hat. Ein gelungener Orientierungspunkt auch für andere Branchensoftware oder eigene Projekte.