Jede Branche hat ihre ganz eigenen Anforderungen und so auch die der Werbe- und Internetagenturen, eine sehr lebendige Branche, in der es aber oft auch sehr hektisch zugeht und wo es besonders wichtig ist, dass man seine Daten gut organisiert und immer griffbereit hat. Auch wenn manche tatsächlich versuchen alles mit einer Tabellenkalkulation zu erledigen, so ist es manchmal doch besser zu einer Branchen – orientierten Lösung zu greifen, exemplarisch vorgestellt an dieser Stelle die sehr umfangreiche Agentur Software KBMpro, die gleich schon mal eine wichtige moderne Funktion mitbringt: sie beinhaltet, zumindest ab der Variante Small Business, auch eine mobile Version für Smartphones. Gerade in einer Werbe-/Internetagentur arbeitet man ja auch recht häufig vor Ort beim Kunden, wo es dann wichtig ist, Aufgaben oder auch aufgewendete Zeiten zu erfassen, mit einer zusätzlichen mobilen Version können diese Informationen bereits vor Ort ohne Zettelwirtschaft erfasst werden und Aufgaben gegebenenfalls ans Mitarbeiter delegiert werden.
Typische Arbeitsprozesse und sich daraus ergebende Anforderungen an eine Agentur Software
Letztlich führt der typische Prozess in einer Agentur immer von der ersten Kontaktaufnahme, einer Planungsphase über die eigentliche Umsetzung bis hin zur (optionalen) Wartung. Um die dabei anfallenden Daten komplett zu erfassen, werden verschiedene Module benötigt, welche die Software KBMpro auch anbietet: Adressmanagement, Aufgabenverwaltung, Angebotserstellung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Dokumentenarchivierung und Zuordnung, Rechnungs- und Mahnwesen sowie Umsatzkontrolle/Liquidität um die Kernprozesse zu benennen, aber auch Zusatznutzen wie Reisekostenabrechnung, Ticketsysteme für das Support- und Beschwerdemanagement, Lead-Management und einiges andere können durch diese Agentursoftware angedeckt werden. Typischen Aufgaben, die in einer Agentur anfallen, sind somit abgedeckt.
Zeiterfassung als eine der Kernaufgaben
Eine der wichtigsten Funktionen ist dabei sicher die Zeiterfassung. Diese orientiert sich in einer Agentur meist an Projekten und Kunden. Bei einer Zeiterfassung in einer Agentur steht im Vordergrund die tatsächlich für den Kunden aufgebrachte Zeit, und nicht etwa die reine Anwesenheit eines Mitarbeiters. KBMpro kann an dieser Stelle Zeiten projektabhängig wie auch projektunabhängig erfassen, was eine angenehme Flexibilität bietet, da man mitunter beides benötigt, ebenso können interne und externe Vorgänge berücksichtigt werden. KBMpro verspricht übrigens, dass man aus den erfassten Zeiten bei Bedarf in 30 Sekunden eine fertige Rechnung erstellen kann. Gerade bei einer Agentur ist eine Zeiterfassung ein Kernstück im täglichen Ablauf und oftmals Voraussetzung für eine korrekte Rechnungsstellung. Diese „Muss“ Aufgabe erfüllt KBMpro recht intuitiv und flexibel.
Erfassung, Archivierung und Verfügbarkeit von wichtigen (Kunden-) Informationen
In einer Agentur geht es oft sehr lebhaft zu, täglich müssen sehr viele E-Mails abgearbeitet werden, Anrufe gehen ein, Aufgaben müssen delegiert werden, wichtige Notizen erfasst werden wie zB. Änderungs- und Erweiterungswünsche und all dies muss nicht an mitunter an Mitarbeitern delegiert werden, sondern auch mit Kunden und Projekten verknüpft werden, sodass Informationen bei Bedarf schnell zur Verfügung stehen. Ein Kunde, der bemerkt, dass seine Agentur wichtige Daten während eines Gesprächs schnell zur Hand hat, wird diese entsprechend als kompetenter einstufen wie eine Agentur, bei der man mühsam durch Ordner wühlt.
Daher ist ein umfassendes Dokumentenmanagement unverzichtbar, zumal es auch nicht selten vorkommen kann, dass auch nach Jahren Kunden sich wegen vergangener Projekte noch einmal bei einen melden und hier ist es dann besonders wichtig, mitunter auch aus finanziellen Gründen wie bei Beschwerden, oder lizenzrechtlichen Problemen bei Bildern usw., jederzeit auch auf vergangene Ereignisse Zugriff zu haben. Ein effektives Ablagesystem wie bei KBMpro spart hier sehr viel Zeit und ist bei der Fülle an Ereignissen in einer Agentur einfach unverzichtbar. KBMpro bietet an dieser Stelle sehr umfangreiche Funktionen bereit.
Interessante weitere Features wie die Liquiditätsvorschau
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Das ProgrammKBMpro bietet auch einige sehr interessante Extra Features wie beispielsweise eine Liquiditätsvorschau, die nicht nur bereits getätigte Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt, sondern auch zukünftige Einnahmen, dabei berücksichtigt die Software auch die typische Zahlungsmoral von Kunden. Da es bei Agenturprojekten oftmals um größere Projektbudgets handelt, eine durchaus sinnvolle Einrichtung, denn so können schlechte Zahler von vornherein berücksichtigt werden, was dabei hilft eine Schieflage wegen verspäteter Zahlungseingänge zu berücksichtigen, andernfalls könnte eine Zukunftsaussicht rosiger wirken, als sie aufgrund erfahrungsgemäß schlecht zahlender Kunden eigentlich ist.
Eine interessante Funktion für alle, die entweder selber oder im Kundenauftrag auch Hosting Leistungen bereitstellen, ist das eingebaute Modul zur Domain- und Serverabrechnung, wodurch diese Leistungen nicht nur verwaltet, sondern auch abgerechnet werden können.
Sehr komplette Agentursoftware
KBMpro präsentiert such als eine sehr komplette Software, bei der jetzt im Artikel nur ansatzweise die Funktionalität angesprochen wurde (siehe z.B. Kassenbuch – Funktion, Call – Center und vieles mehr), die aber trotz der Fülle an Funktionalität durchaus angenehm bedienbar bleibt und die eine – für die Komplexität – recht geringe Lernkurve erfordert. Schön abgerundet wird das Ganze dadurch, dass trockene Zahlen und Daten durch umfangreiche Statistikfunktionen auch visuell anschaulich präsentiert werden können, was die Analyse doch deutlich erleichtert.
KBMpro gibt es als klassische Software zum Kaufen oder man kann sie monatlich mieten. Die Software gibt es dabei drei verschiedenen Ausbaustufen mit jeweils unterschiedlichen Umfang von Modulen oder bei Bedarf auch als maßgeschneidertes Angebot. Die Software kann intern oder via Cloud und dies sowohl für Windows als auch Mac genutzt werden.
