Herausforderung E-Mail Management und Archivierung im Unternehmen

Was früher Briefe waren, sind heute häufig E-Mails, was besonders im geschäftlichen Einsatz zwar einerseits deutliche Erleichterungen mit sich bringt, aber auch Pflichten, die häufig vernachlässigt oder zumindest unzureichend gelöst sind. Insbesondere Unternehmen stehen bei E-Mails und der enormen Datenmenge, die über die Zeit anfällt, vor verschiedenen Herausforderungen, unter anderem:

• Rechtssichere Aufbewahrung bzw. Archivierung geschäftlicher Korrespondenz unter Berücksichtigung des Datenschutzes
• Trennung privater und geschäftlicher E-Mails
• Ausfiltern unerwünschter Mails
• Verteilung der Last, sodass anfallende Datenmengen sowohl von Seiten der Software als auch der Hardware bewältigt werden können

Rechtliche Pflichten bei E-Mails für Unternehmen

Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmern, sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre geschäftlichen E-Mails für 10 Jahre aufzubewahren, wobei dabei aber auch darauf geachtet werden muss, dass private Mails von Mitarbeitern nicht (dauerhaft) archiviert werden dürfen. Die einfachste Lösung für dieses Problem würde zwar ein Verbot privater Mails am Arbeitsplatz darstellen, was sich aber oft nicht in der Praxis durchsetzen lässt. Am sinnvollsten ist hier dann wenigstens die klare Trennung von privaten und geschäftlichen Mail-Konten. Trotzdem kann es natürlich immer zu einer Vermischung kommen.

Anspruchsvolle Archivierungsprogramme wie Reddox bieten hier die Erkennung von privaten Mails z.B. anhand von definierbaren Schlagwörtern oder anderen Eigenschaften, ebenso verfügt das Programm über eine „dokumentierte Löschung aus dem Archiv“, dabei werden als privat erkannte Mails einer eigenen Kategorie zugeordnet und nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht. Die Einbindung von Datenschutzbeauftragten oder Mitarbeitern schafft hier zusätzliches Vertrauen und steigert die Rechtssicherheit im Unternehmen, da die dauerhafte private Speicherung von Mails ein Verstoß gegen den Datenschutz wäre.

… rückwirkende E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung ist ein sehr komplexes Thema, welches für Unternehmer, Anwender, aber auch die Software viele Aspekte beinhaltet, zudem interessierte Leser hier lesenswerte Inhalte finden, die einen Einblick in die Komplexität, aber auch die Möglichkeiten einer Archivierungslösung bieten, wie etwa, was mit bereits bestehenden älteren E-Mails passieren soll und wie man dies mit rückwirkender E-Mail Archivierung lösen kann. Hier werden sehr viele Themen, die besonders für Unternehmen wichtig sind, sehr verständlich angesprochen, sodass ein Blick lohnt.

Lastenverteilung durch Archivierung und Auslagerung

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Neben der Rechtssicherheit, welches über gesetzliche Verpflichtungen hinaus auch wichtig für das Vertrauensverhältnis in einem Unternehmen ist, ist ein weiteres Problem des stetig steigenden E-Mail Austauschs die genauso steigenden Datenmengen, die durch ihre enorme Größe über die Zeit nicht unerheblich IT-Systeme belasten können (Speicherplatz, Zeitaufwand für Backups usw.). Die erwähnte Reddox Software Lösung für E-Mail Archivierung, die funktional sehr umfangreich ist, bietet hier neben der Möglichkeit Datenmengen auf Backupsystemen auszulagern, auch die Möglichkeit E-Mails, die nur noch selten benutzt werden, auf günstige Massenspeichermedien auszulagern. Dabei können verschiedene Speichermedien kombiniert werden, um in der Summe ein effizientes E-Mail- und Archivierungsmanagement zu erreichen, welches die Datenmengen auf den „Arbeitsplatten“ reduziert, und so entlastet. Verstärkt wird dies noch durch die Möglichkeit Mehrfach – E-Mails, also E-Mails, die mehrfach vorkommen und vielleicht sogar auch noch jeweils den gleichen Dateianhang beinhalten, nur einmal zu speichern. Auch dies verringert die Last.

Die funktionalen Möglichkeiten sind in der Praxis noch erheblich größer und beinhalten auch Funktionen wie „Automatische Überwachung der Storage-Verfügbarkeit und Geschwindigkeit“ oder „Automatische Zwischenspeicherung der Archivdaten bei Storage-Verlust“. An dieser Stelle sei auf den weiterführen Link oben verwiesen, auch wenn es um Fragen wie Outlook Integration, Mailserver Unterstützung oder mobile Endgeräte geht.

Aussortieren unerwünschter Inhalte wie Spam

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist natürlich das Aussortieren unerwünschter Inhalte wie Spam oder Phishing Mails, diese belasten nicht nur zusätzlich den Datentraffic und die Datenlast, sondern bringen natürlich auch Sicherheitsrisiken in das Unternehmen, daher sollte der Datenaustausch immer sowohl eine sicherheitstechnische Überwachung (Anti-Virus) als auch ein Ausfiltern ungewünschter Mails beinhalten. Das manuelle Löschen unerwünschter Spam-Mails ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig und nicht zuletzt können viele unerwünschte Mails den Blick auf wichtige Mails verdecken. Daher sollte eine eingesetzte Lösung diese natürlich gar nicht erst durchlassen. Optional kann man hier auch auf Identifikationslösungen setzen, sodass sich neue Absender erst identifizieren müssen, damit von ihnen gesendete Mails überhaupt auf dem E-Mail Server bzw. dann in den Postfächern landen.

Rechtssicherheit, eine Verringerung der Datenlast wie auch das Aussortieren unerwünschter und vor allem gefährlicher E-Mails sind nur einige der Bausteine des Managements der elektronischen Kommunikation in Unternehmen, welche ja meistens den klassischen Austausch auf Papier deutlich übersteigt. Hinzukommen Performance Fragen, Verschlüsselung, Anbindung von Cloud Lösungen, Wiederherstellung archivierter Mails, Kostenaspekte, Digitale Signaturen und vieles mehr, was in einem Artikel alleine nicht abgedeckt werden kann, dafür aber am sinnvollsten mit einer E-Mail- und Archivierungs – Lösung, die die Funktionen möglichst unter einem Dach und in einer Hand vereint, was durch eine einheitliche Verwaltung dann auch die Anwendung und Umsetzung deutlich erleichtert.