Du hast gerade gegründet oder du planst den Schritt in deine Selbstständigkeit? Dann dir vermutlich vieles durch den Kopf geben, nur nicht zwingend das Thema Buchhaltung. Vermutlich wird es dann doch eher dein eigentliches Projekt sein, an welches du denkst. Verständlich, aber nicht nur wegen des Finanzamtes solltest du von Anfang auch deiner Buchhaltung maximale Aufmerksamkeit schenken.
Deine Buchhaltung ist und wird immer ein Finanz‑Radar sein, mit dem du prüfst, ob sich alles in die gewünschte Richtung entwickelt, also nicht weniger als dein Kompass für dein Business‑Leben. Und eigentlich ist Buchhaltung ja auch nur halb so wild, denn mit dem richtigen Leitfaden geht Buchhaltung einfach sicher und mit der Zeit auch für dich gut nachvollziehbar. Selbstständig starten fällt mit einem soliden Buchhaltungs-Wissen zudem deutlich leichter, auch bei Gesprächen mit deiner Bank oder Finanzierungspartern.
Warum Buchhaltung wirklich wichtig ist
Die Buchhaltung ist daher nicht nur eine nervige Pflicht, vielmehr bietet sie dir einen Überblick über deine Einnahmen, Ausgaben, Fristen und dem Status deiner finanziellen Sicherheit. Nicht nur für Gründer ist das von hoher Bedeutung:
- Du siehst, ob du dich im Gewinn- oder im Verlust-Bereich bewegst.
- Du hast deine Liquidität im Blick und kannst frühzeitig Warnsignale erkennen, wenn etwas in die falsche Richtung steuert.
- Am Jahresende kannst du deinen Gewinn oder deinen Verlust sauber ermitteln
- Banken, Investoren oder Förderstellen erwarten ordentliche Unterlagen und mit deiner vernünftigen Buchhaltung kann du diese auch liefern.
Viele gute Gründe, um sich von Anfang an in das Thema Buchhaltung einzuarbeiten und sich damit vertraut zu machen. Es gibt zwar viele Softwareprogramme, offline und online, die dir das Leben leichter machen als dies früher mal der Fall war, dennoch solltest du dir immer auch ein eigenes Grundwissen zur Buchhaltung aneignen. Verlasse dich niemals nur auf Software alleine, genauso wenig wie du dich nur auf Dritte verlassen solltest.
Besonders am Anfang und möglicherweise auch für eine lange Zeit ist dein Leben als Buchhalter jetzt auch noch nicht zu kompliziert. Unterhalb gewisser Umsatz- bzw. Gewinnschwellen ist die aufwendigere doppelte Buchhaltung für dich noch kein Tema und statt einer Bilanz reicht auch die EÜR.
Diese reicht für dich aus, wenn Umsatz und Gewinn im Jahr unter ca. 80.000 € bleiben (Stand 2025). Anders sieht es aus bei GmbHs oder wenn du im Handelsregister stehst und über gewisse Schwellenwerte kommst.
Mit oder ohne Umsatzsteuer fakturieren
Eine sehr wichtige Entscheidung bereits zum Start ist für dich aber die Frage, wie du das Thema Umsatzsteuer angehen möchtest, sofern du die Wahl hast.
Freiberufler können hier wählen: entweder als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer fakturieren oder freiwillig Regelbesteuerung wählen. Dieser Schritt bindet dich für mindestens fünf Jahre und beeinflusst Liquidität und Verwaltung erheblich.
Bei der Option zur Regelbesteuerung erhält man den Vorsteuerabzug: Umsatzsteuer aus Lieferantenrechnungen wird erstattet. Dadurch sinken die Nettokosten. Gleichzeitig wirken Nettopreise professionell gegenüber Geschäftskunden (§ 15 UStG) .
Pflichtpunkte nach dem Wechsel: Rechnungen brauchen eine Steuerzeile und USt‑IdNr.; Umsatzsteuervoranmeldung folgt monatlich im ersten, mitunter in der Regel quartalsweise in späteren Jahren; je nach anfallender Umsatzsteuer auch weiterhin monatlich. Die auf jeden Fall fällige Umsatzsteuerjahreserklärung ist dabei im Normalfall bis zum 31. Juli fällig.
Kleinunternehmer (§19 UStG) profitieren von strafferen Regeln: keine Umsatzsteuer, keine Voranmeldungen. Dennoch müssen Belege GoBD-konform archiviert werden, Umsatz und Gewinn überwacht und digitale Ablage sowie automatisierte Erfassung genutzt werden .
Seit 2025 gelten dabei neue Umsatzgrenzen: max. 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr netto. Wird die obere Grenze überschritten, wechselt man sofort zur Regelbesteuerung – für den gesamten weiteren Umsatz.
Wann du starten solltest – und was du von Beginn an berücksichtigen kannst
Am besten legst du sofort los, also jetzt und noch besser schon vor der Gründung, denn Kosten für Website, Domain, Businessplan oder Beratung kannst du als Betriebsausgaben absetzen.
Es lohnt sich von Anfang an auch eine gewisse Regelmäßigkeit in das Thema Buchhaltung einzubauen, wöchentlich oder mindestens monatlich, je nach Umfang der anfallen Geschäftsvorfälle. So geht nichts verloren und du behältst immer den Überblick. Belege und andere Daten, die für die Buchhaltung wichtig sind, ob auf Papier oder digital ordnest du im Idealfall täglich oder wenn anfallend sauber abgelegt ein. Damit geht nie der Überblick verloren und zum Buchungstag stehen alle Daten bereit.
Was gehört alles in deine Buchhaltung?
Hier ein kleines Inhaltsverzeichnis in Tabellenform für einen vereinfachten Einblick:
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Einnahmen & Ausgaben | Alle Eingänge (z. B. Rechnungen bezahlt) und Ausgänge (Miete, Tools, Co.) |
| Belegführung | Rechnungen archivieren – elektronisch oder Papier, chronologisch und vollständig |
| Bank & Kasse | Kontoauszüge regelmäßig abgleichen, Kassenbewegungen erfassen |
| Rechnungen & Mahnwesen | Angebote schreiben, Rechnungen erstellen, Mahnungen bei Zahlungsausfall |
| Umsatzsteuervoranmeldung | Wenn du kein Kleinunternehmer bist: monatlich oder quartalsweise ans Finanzamt |
| EÜR oder Bilanzierung | Gewinnermittlung am Jahresende, je nach Rechtsform und Umsätzen |
| Kontenplan / Kontierungsregeln | Für systematische Erfassung: welcher Geschäftsvorfall gehört wohin? |
Welche Buchführungsform passt für dich?
EÜR (einfache Buchführung):
Für Einzelunternehmer, Freiberufler, GbR, wenn Umsatz/Gewinn unter den Limits bleibt. Einnahmen den Ausgaben gegenüberstellen – Basta. Ideal für Gründer mit wenig Geschäftsvorfällen
Doppelte Buchführung und Bilanz:
Pflicht ab bestimmten Umsatz-/Gewinn‑Schwellen oder bei Kapitalgesellschaften. Dabei buchst du jeden Geschäftsvorfall zweimal (Soll/Haben) und legst am Jahresende Bilanz und GuV vor
Tipps für einen reibungslosen Start
Mache Buchhaltung zu einem festen Bestandteil
Wöchentliche oder monatliche Buchung ist viel leichter als ein großer Stapel unter Zeitdruck zu Stichtagen,
Fristen im Griff behalten:
Umsatzsteuer ans Finanzamt bis zum 10. des Folgemonats, eventuell je nach Umfang auch Quartalsweise, bei Dauerfristverlängerung bis zum 10. des übernächsten Monats.
Alle Belege sammeln und sichern:
Digital oder analog – besorge dir eine Online- oder Offline-Software-Lösung, welches zu deinen Anforderungen passt und mit der du auch technisch gut zurechtkommst,
Rechnung richtig schreiben:
Achte von Anfang an auf korrekte Rechnungen und hier vor allem, dass diese vollständige Angaben mit allen Pflichtangaben enthalten. Eine moderne Buchhaltungssoftware regelt dies zwar meistens automatisch, aber du solltest dennoch eine gewisse Basis zur Buchhaltung auch so kennen.
Zahlungsausfälle nicht ignorieren:
Mahnungen und Zahlungserinnerungen mögen dir unangenehm sein, aber sie gehören dazu, erst freundlich, dann konsequent – deine Liquidität wird es dir danken.
Nicht nur Software, auch eigene Buchhaltungskompetenz aufbauen
Wenn du unsicher bist bei Steuerfragen, Themen wie der Umsatzsteuervoranmeldung oder der EÜR oder etwas komplexeren Themen wie Abschreibung und was man wann wie bei der EÜR berücksichtigen darf, dann lohnt es sich, sich nicht nur auf Software zu verlassen, sondern sich selber etwas tiefer in die Thematik Buchhaltung einzuarbeiten.
Wenn du Buchhaltung besser verstehen möchtest, um diese selbst zu erledigen oder besser mit einem Steuerberater und Software zusammenzuarbeiten, dann gibt es verschiedene Wege.
Sicherlich wird jetzt nicht jeder von uns gleich zum Buchhaltungs-Profi werden wollen, nur weil man selbstständig ist oder man ein Unternehmen gründet, aber der Vollständigkeit halber, gibt es auch dafür Möglichkeiten:
IHK- und Fernlehrgänge
Wenn du tiefer einsteigen willst, dann vermitteln dir umfangreichere Kurse die offiziellen Regeln rund um HGB, GoBD, Umsatzsteuer.
Fernstudium (IU, FernUni Hagen usw.)
Bachelor oder Zertifikatsprogramme im Rechnungswesen verbinden Online-Vorlesungen mit Präsenzklausuren. Dauer: meist 12 bis 36 Monate, Teilzeit möglich. Monatliche Gebühren bewegen sich etwa zwischen 199 € und 369 €
Für die meisten sicher praxisnäher: Nutze einen Online Buchhaltungs Leitfaden, der dir Buchhaltung einfach sicher erklärt und nutze zusätzlich:
Fachliteratur & Webinare/Videos
Standardwerke (z. B. Haufe „Bilanz-Kommentar“, NWB-Kontenrahmen-Handbuch, AfA-Tabellen) liefern vertiefte Erklärungen, Praktikumsfälle und Buchungstipps.
Webinare der IHK oder Anbieter wie DATEV und Lexoffice bieten kompakte Live-Sessions (ca. 90 Minuten) mit Praxisbezug – viele sind kostenfrei, beinhalten Beispiele, Tutorials und Download-Materialien.
YouTube-Tutorials behandeln typische Praxisfälle (z. B. Skonto, EU-OSS) und verlinken oft Excel-Vorlagen. Micro‑Learning-Kurse (Udemy, LinkedIn Learning) liefern kurze Clips (5–10 Min), mit individuellen Lernpfaden und Erinnerungen. In Communities wie Reddit oder Discord kannst Du direkt mit Praktikern diskutieren und etwa Kassensicherheitsverordnung oder OSS-Problemstellungen besprechen.
Fazit: Buchhaltung einfach sicher & clever beginnen
Gerade wenn du frisch gründest, ist Buchhaltung auch nach meinen Artikel hier sicherlich noch immer nicht dein Hauptschwerpunkt, aber Buchhaltung ist halt wichtig. Mit der richtigen Methode (EÜR oder Bilanz), ordentlichen Belegführung, passenden Tools und regelmäßiger Routine behältst du dein Geld, deine Fristen und deinen Gewinn im Blick.
Und das Beste: Du könntest theoretisch auch fast alles allein schaffen – und merkst, dass Buchführung mehr Klarheit und weniger Stress bringt.
