Anforderungen an eine gute Hausverwaltungssoftware

Eine gute branchenspezifische Software eine Hausverwaltungssoftware ist von großer Bedeutung für Hauseigentümer und Vermieter und damit letztlich auch für Mieter. Sie ist Voraussetzung für einen Überblick über den Bestand an Gebäuden und Einheiten inklusive von Mietobjekten und sie ist notwendig, um korrekte Nebenkostenabrechnungen erstellen zu können. Gerade letzterer Punkt ist bekanntermaßen häufig Gegenstand von Konflikten zwischen Vermietern und Mietern. Ein Punkt, der sich leicht vermeiden lässt, wenn Kostenfaktoren exakt erfasst und zugeordnet werden. Eine korrekte Nebenkostenabrechnung erspart sowohl Vermietern als auch Mietern Ärger und Zeit und ist in beiderseitigem Interesse.

Hausverwaltungssoftware – Übersicht über Bestände, Dokumente und Kosten

Eine gute Hausverwaltungssoftware liefert aber mehr, denn sie bietet auch eine Übersicht über die Bestandsobjekte, deren Zustand und wann zum Beispiel Maßnahmen erforderlich sind. Ob Heizungswartung oder auch größere Sanierungs- und Renovierungsarbeiten. Eine Hausverwaltungssoftware liefert die Daten, um finanziell den Überblick zu haben und strategisch Maßnahmen einzuplanen.

Voraussetzung dafür, wie bei jeder Software, ist, dass diese benutzerfreundlich und intuitiv ist, damit diese auch tatsächlich konsequent genutzt wird. Ein gelungenes Beispiel wie eine benutzerfreundliche Hausverwaltungssoftware umgesetzt werden kann, kann man sich etwa auf https://www.immolert.de/ ansehen.

Vorteil einer Online-Lösung: Zugriff jederzeit von überall

Business eMailEine Hausverwaltungssoftware muss nicht zwingend eine Online-Lösung sein. Der Vorteil, gerade bei einer Hausverwaltungssoftware, liegt aber auf der Hand. Mit einer Online-Lösung können Daten jederzeit und von überall, also auch direkt beim Bestandsobjekt vom Vermieter bzw. dessen Mitarbeitern erfasst werden. Dies ist nicht nur zeitsparend, sondern vermeidet auch Fehler und nicht zuletzt stehen erfasste Daten umgehend der Verwaltung zur Verfügung, die so zum Beispiel zeitnah Termine mit Handwerkern (als Beispiel) vereinbaren kann.

Wichtige Funktionen, die eine Hausverwaltungssoftware bieten sollte:

  • EnergiekostenDetaillierte Bestandserfassung der Objekte inklusive der exakten Größe (Quadratmeter) und Raumanzahl, was besonders wichtig bei Mietobjekten ist. Hier sowohl zur Ermittlung des Mietpreises als auch für korrekte Nebenkostenerfassung
  • Erfassung von Zählerständern (Wasser und Heizkosten) und durchgeführten Reparaturmaßnahmen
  • Erfassung von Kostenpunkten wie jährliche Wartungen, Gebühren und Abgaben wie beispielsweise für die Müllentsorgung und natürlich auch Kostenpunkte wie Grundsteuern etc.
  • Freiraum, um individuelle Aspekte zu erfassen, die nicht in bekannten und fixen Standards und Kostenpunkten erfasst werden können, beispielsweise außergewöhnliche Ereignisse.
  • Erfassung von Mietern und dazugehörigen Mietverträgen

Idealerweise sollte die Hausverwaltungssoftware die Erfassung von Dienstleistern  anbieten. Beispiele wären Heizungsfirmen, Dachdecker, Bauunternehmen, aber auch zum Beispiel Supportadressen etwa für Telekommunikationsunternehmen, wenn TV- oder Internet – Angebote Teil der Mietverträge sind.

Damit Kosten auch erfasst und so genau wie möglich zugeordnet werden können, benötigt der Eigentümer nicht nur eine gute Software, sondern auch die Hardware-Voraussetzung etwa durch Zähler, sodass Kosten auch tatsächlich fair auf die Mietobjekte verteilt werden können.

Von der Erfassung bis zum Versand von Nebenkostenabrechnungen

Wenn eine Hausverwaltungssoftware von der Erfassung von Objekten, Mietverhältnissen und Kostenpunkten alles bietet, um diese Elemente abzubilden, dann ist der logische nächste Schritt natürlich die Möglichkeit daraus resultierende Nebenkostenabrechnungen und andere Dokumente auch direkt in der Software erstellen und ausdrucken zu können. Dies sollte sinnvollerweise auch das Mahnwesen umfassen sowie die Möglichkeit von Begleitschreiben. Erstellte und erfasste Dokumente sollten in der Software gespeichert werden können, sodass diese schnell abgerufen werden können. Bei Zugriff von überall kann dies auch direkt vor Ort geschehen, sei es beim Gespräch mit Mietern oder auch, wenn Dienstleister tätig sind.

Eine gute Hausverwaltungssoftware spart Kosten, Zeit und auch Ärger

Zusammengefasst bietet eine gute Hausverwaltungssoftware die Möglichkeit alle wichtigen Daten zentral zu erfassen, von den Objekten über Kostenpunkte bis hin zu einem Bestand von Mietern und Dienstleistern. Kombiniert mit der Möglichkeit, eigene Notizen zu erfassen, Dokumente zu hinterlegen und auch Nebenkostenabrechnungen auf Basis erfassten Daten direkt zu erstellen, hat man so ideale kosteneffektive und zeitersparende Voraussetzungen.

Eine gute Hausverwaltungssoftware ist hilfreich, um die eigenen Bestände im Blick zu haben, Kosten zu minimieren bzw. optimieren und sie führt im besten Fall auch zu zufriedenen Mietern, die ihre Nebenkostenabrechnung verstehen und auch als fair akzeptieren. Dies minimiert kosten- und zeitintensive Rechtsstreitigkeiten und häufige Mieterwechsel.

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