Buchhaltung – Dein treuer Begleiter im Business

Als Freiberufler oder Selbständiger, ebenso wie auch alle kleinen Unternehmen da draußen,  schätzt du die Flexibilität und Eigenverantwortung, die man so eben meist nur bekommst, wenn man sein eigener Chef ist. Aber alles hat auch seinen Preis und einer davon ist dein treuer Begleiter Buchhaltung. Vieles mag und kommen, aber sei versichert: die Buchhaltung bleibt dir immer treu erhalten.

Aber Buchhaltung muss nicht so trocken sein, wie ihr der Ruf nachsagt. Mit Struktur und dem passenden Setup wird die Zahlenwelt auch schnell zum hilfreichen Begleiter. Du solltest Buchhaltung dabei auch nicht nur als „Muß“ für das Finanzamt sehen. Wenn Du sie auch als wertvolle Grundlage für Deine Business-Entscheidungen einsetzt, kann sie regelrecht Freude machen.

Ein wichtiger erster Schritt für „Neulinge“ ist zu Verstehen, was ein Freiberufler ist, und wie sich das vom Gewerbetreibenden unterscheidet, die viele auch als „Selbstständige“ bezeichnen. Hier ist auch zu verstehen, was ein Freiberufler machen muss, was seine Beschäftigung sein kann, um eben Freiberufler und nicht Gewerbetreibender zu sein. Im Rahmen dessen sollte man sich auch informieren, was einen Freuberufler steuerlich unterscheidet.

Wer ist eigentlich Freiberufler?

Freiberufler üben im Allgemeinen Tätigkeiten aus, die geistig-schöpferisch, eigenverantwortlich und fachlich unabhängig sind. Als Beispiele  könnte man hier Berufe wie  IT-Berater, Designer, Journalisten, Architekten, Ingenieure, Rechtsanwälte – all diese fallen unter den § 18 EStG. Dieser Paragraph regelt die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit freiberuflicher Art. Bist du als Freiberufler eingestuft, so hast du durchaus Vorteile:  Du brauchst keine Gewerbeanmeldung und zahlst keine Gewerbesteuer – anders als gewerbliche Selbständige wie das bei mir der Fall ist.. Das sorgt alles für eine einfachere Buchführung.

Warum das relevant für Dich ist

Als Freiberufler reicht in der Regel die Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung – im Gegensatz zur doppelten Buchführung mit Bilanz und GuV. Das spart Zeit, Nerven und Kosten, solange Umsatz und Gewinn im Rahmen bleiben. Sehr detailliert kannst Du dich über Abgrenzungen, Umsatzgrenzen und vieles mehr hier im -> https://buchhaltungs-leitfaden.de/ informieren, sodass ich dies in meinem Artikel jetzt nicht doppelt aufführen muss.

Buchführungspflichten im Überblick

Ganz gleich ob Du jetzt freiberuflich oder gewerblich, gewisse Pflichten haben alle:

1. Belegsammlung: Alle Geschäftsbelege müssen GoBD-konform aufbewahrt werden.  GoBD stehet dabei für Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.
   Belegaufbewahrung: Geschäftsunterlagen müssen GoBD-konform aufbewahrt werden. Ab 2025 gilt:
   – 10 Jahre für Jahresabschlüsse, Inventare, Bücher, etc.
   – 8 Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und Belege
   – 6 Jahre für Geschäftsbriefe, Angebote etc
2. Gewinnermittlung: Bei Freiberufler erfolgt dies meist per EÜR, was deutlich einfacher ist. Bist Du gewerblicher Einzelunternehmer, so bilanziert du ab Umsatz‑ oder Gewinnschwelle, oftmals reicht aber auch hier eine EÜR.
3. Umsatzsteuer: ein regelmäßiger Begleiter für viele Gewerbetreibende ist auch die Umsatzsteuer, was je nach Umsatzsteuerhöhe per monatlicher/vierteljährlicher  Voranmeldung erfolgt. Mitunter auch nur im Rahmen der Jahresumsatzsteuererklärung, häufig in Kombination mit der Einkommenssteuererklärung.  Kleinunternehmer können auch die Erhebung der Umsatzsteuer verzichten.
4. Gewerbesteuer: Freiberufler sind ausgenommen; gewerbliche Unternehmen zahlen ab Gewinn über Freibetrag eine Gewerbesteuererklärung.. Die Gewerbesteuererklärung ist aber auf jeden Fall abzugeben, auch wenn dies keine Zahlung zur Folge hat.

Praktische Buchhaltung – so läuft es im Alltag

Im Tagesgeschäft begleitet Dich die Buchhaltung von Anfang bis Ende – mit dem richtigen System ist sie dabei auch keine Last, sondern Routine. Gewisse Elemente wie die Verbuchung von Rechnungen werden unter Umständen bei Verwendung einer soliden Buchhaltungssoftware quasi automatisch erledigt. Wann eine Rechnung verbucht werden muss, also beim Ausstellen oder erst beim Zahlungseingang, hängt auch wiederum davon ab, ob du Buchführungspflichtig bist oder du „nur“ eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen musst. Im letzteren Fall werden Einnahmen und Ausgaben tatsächlich erst beim Zahlungseingang oder -abfluss erfasst.

Eine wichtige Basis für deine Buchhaltung ist eine geordnete Belegablage. Alle Rechnungen, Tankquittungen und Geschäftsausgaben sammelst Du chronologisch,
digital oder analog, vieles erfolgt heute natürlich bereits digital, aber eben nicht zwingend alles. Im Idealfall scannst du deine Belege direkt nach Bezahlung und sicherst diese am Ablageort, oder du planst einen bestimmten Tag in der Woche für solche Aufgaben ein. Mit solchen Routinen bleibt du jederzeit GoBD-konform und du sparst die Zeit und auch Stress bei der Jahresabschlussvorbereitung.

Parallel nutzt Du moderne Buchhaltungssoftware. Tools wie Lexoffice, sevDesk oder anderem, egal ob Online oder klassisch als Software auf deinem Rechner,  erlauben Dir:

• Bankkonten zu verknüpfen
• Einnahmen und Ausgaben automatisch zu erfassen
• Rechnungen zu erstellen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• zu erledigen.

und vieles mehr, was zu einem großen Teil deine Buchhaltung auch automatisiert.

Bekannte gute Lösungen sind hier GoBD‑zertifiziert, arbeiten auch mit Steuerberatern zusammen und bieten zusätzlich auch mobile Apps, mit denen du Belege auch direkt mit dem Handy hochladen kannst.

Die Trennung privater und geschäftlicher Finanzen

Ein ganz wichtiges Thema ist die Trennung privater und geschäftlicher Finanzen. Ein Geschäftskonto ist zwar nicht verpflichtend, aber sehr empfehlenswert und möglicherweise wird dich deine Bank auch dazu drängeln. Ein separates Geschäftskonto ist aber auch sehr sinnvoll, denn es erleichtert die Zuordnung von Ausgaben und verhindert Rückfragen durchs Finanzamt.

Dein Privatentnahmen buchst Du formal über entsprechende Konten, und kannst so privates und geschäftliches sauber voneinander trennen und so auch gut nachvollziehbar zu halten.

Nutzt du von Anfang an eine gute Buchhaltungssoftware und nicht etwa irgendwelche Excel-Listen, dann hast  Du mit dieser auch immer eine laufende und aktuelle Anzeige, welche Umsatzsteuer zum nächsten Termin abzuführen ist. Eine solche Software hilft dir beim Erstellen Deiner EÜR, die Du lediglich noch via ELSTER übermitteln musst. Den ermittelten Gewinn überträgst du in deine Einkommensteuererklärung

Wenn alle Zahlen einigermaßen überschaubar sind, so kannst du deine Buchhaltung meist selbstständig erledigten, mit zunehmender Komplexität oder wenn Fragen auftauchen zue Umsatzsteuerpflicht, GoBD-Archivierung oder Kontenstruktur lohnt sich mitunter die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, spätestens wahrscheinlich bei einem Wechsel zur doppelten Buchführung liefert er Klarheit und Struktur.

Tipps und Fazit

Kommen wir zurück zum Ausgangspunkt Freiberufler vs. Gewerbe, so sei daran erinnert, dass Freiberufler gewisse Vorteile wie eine vereinfachte Buchführung und keine Gewerbesteuer geniessen.

Wichtig ist aber in jedem Fall:

• verwende strukturierte Abläufe (Belegsortierung, getrennte Konten, Software-Verbindung), halte GoBD-Konformität ein
• achte auf steuerliche Grenzen (USt‑Grenzen, Bilanzpflicht) im Blick.
• EÜR reicht oft aus, doch ab einem gewissen Wachstumspotenzial hilft ein Steuerberater als Partner.

Buchhaltung muss wirklich kein Monster für dich sein. Mit strukturierten Abläufen, geeigneten Tools und ab und an etwas Unterstützung durch informative Ratgeber oder auch einem Steuerberater bleibt sie neben rechtlichen Pflichten auch ein hilfreiches Instrument zur eigenen strategischen Planung.

Der Artikel ist jetzt etwas lang geworden und sagt trotzdem nur einen Bruchteil über das aus, was man zu einem so komplexen Thema wie Buchhaltung schreiben könnte. Daher nutzt die Verlinkungen im Text, um euch etwas tiefer gehend auf spezialisierten Seiten zu informieren.

Bonus: Wichtige Grenzen im Rahmen der Buchhaltung 2025 als Eckdaten