Viele Teams, vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen oder Agenturen, greifen bei der Projektplanung noch immer zu altbekannten Tools wie Excel. Tabellen sind flexibel, universell einsetzbar und auf jedem Rechner vorhanden. Doch wenn es um Zusammenarbeit, Übersicht und Anpassungsfähigkeit geht, stößt das klassische Tabellenformat schnell an Grenzen. Besonders in Zeiten dezentraler Arbeit, hybrider Meetings und ständig wechselnder Anforderungen braucht es andere Werkzeuge.
Ein Ansatz, der sich immer stärker durchsetzt, sind visuelle Workflows mit Tools wie MindManager. Anders als bei Excel liegt der Fokus bei diesen aber nicht auf nüchterne Zahlen und Zellen, sondern auf Zusammenhängen, Struktur und einer intuitiven Darstellung von Aufgaben und Ideen. Eine Art vernetztes Denken, wie ich es bereits auch im Artikel „So denken KI-Tools – und so hilft dir MindManager dabei, sie zu verstehen“ beschrieben habe.
Warum das in der Praxis oft deutlich produktiver ist, schauen wir uns im Folgenden genauer an.
Excel: bekannt, aber limitiert, MindManager geht mit visuelle Workflows weiter
Tabellen sind für viele von uns ein vertrautes Werkzeug, ist die Tabellenkalkulation doch eine der ältesten Software-Varianten. Fast jeder hat sicher schon mal ein kleines oder auch großes Projekt mit Excel geplant – ob es sich um einen Zeitplan, ein Aufgabenboard oder ein Budget handelte. Für einfache Szenarien ist das auch weiterhin eine gangbare Lösung. Doch sobald ein Projekt größer, komplexer oder interdisziplinär wird, steigen Aufwand und Abstimmungsbedarf doch erheblich und können so die Produktivität, ja den Nutzen mitunter sogar ins Gegenteil verkehren.
Was in Excel schnell passiert:
- Informationen verteilen sich auf mehrere Blätter oder Dateien
- Änderungen müssen manuell nachgepflegt werden
- Die Darstellung wird unübersichtlich, sobald mehr als eine Person daran arbeitet
- Verknüpfungen und Abhängigkeiten sind schwer zu erkennen
- Kommentare oder Diskussionen landen außerhalb der Datei – meist per E-Mail oder Chat
Besonders kritisch wird es, wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Projekt arbeiten. Konflikte beim Speichern, Versionschaos oder Missverständnisse durch fehlenden Kontext gehören dann fast schon zum Alltag. Das tägliche Chaos, welches man wirklich nicht braucht.
Darum ist MindManager besser für Dich: Visuelles Denken für eine bessere Planung
Hier kommen visuelle Tools wie MindManager ins Spiel, die dir einen hohen Mehrwert bieten. Das Prinzip: Statt Informationen steif in Zellen zu pressen, werden sie als grafische Elemente dargestellt – in Form von Mindmaps, Flussdiagrammen, Projektplänen oder Netzwerken. MindManager bietet hier eine sehr großes Spektrum am Visualisierungsmöglichkeiten weit über die klassische MindMap hinaus. Aufgaben, Abhängigkeiten, Ideen und Prioritäten lassen sich so auf einen Blick erfassen.
Diese Art der Darstellung ist nicht nur angenehmer fürs Auge. Sie entspricht auch viel eher der Art, wie wir als Menschen denken: vernetzt, kontextbezogen, dynamisch.
Ein Projekt lässt sich dabei als Karte aufbauen. Einzelne Aufgaben sind Knotenpunkte, die mit anderen verknüpft sind – durch Zeit, Inhalte oder Verantwortlichkeiten. Wenn sich etwas ändert, kann es einfach verschoben, angepasst oder kommentiert werden. Der Vorteil: Man sieht sofort, was davon betroffen ist.
Was MindManager konkret für Dich leistet
MindManager ist eine Software, die sich auf genau diese Art der Projektplanung spezialisiert hat. Ursprünglich als klassisches Mindmapping-Tool bekannt, hat sich die Anwendung mittlerweile zu einer umfassenden Lösung für Projekt- und Wissensmanagement entwickelt.
Einige Funktionen, die den Unterschied zur klassischen Tabellenplanung ausmachen:
- Visualisierung von Aufgaben, Deadlines und Ressourcen
- Möglichkeit zur Verknüpfung von Dokumenten, Links und Notizen
- Drag-and-Drop für schnelle Änderungen
- Dynamische Filter- und Ansichtsoptionen
- Integration mit Microsoft Office, SharePoint und anderen Tools
- Co-Editing-Funktion für verteilte Teams
Klingt gut? Ist gut! Besonders nützlich ist die Möglichkeit, verschiedene Perspektiven auf das Projekt einzunehmen. Während die Mindmap-Ansicht eher kreativ und vernetzt funktioniert, liefern dir Zeitleisten, Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme eine strukturierte Sichtweise – alles basierend auf denselben Daten. So muss nicht doppelt gearbeitet werden, sondern nur einmal sinnvoll verknüpft.
Fünf Herausforderungen, die visuelle Workflows besser lösen
- Komplexität reduzieren
Anstatt Informationen zeilenweise zu erfassen, werden Zusammenhänge visuell dargestellt. Das erleichtert das Verständnis für das große Ganze. - Bessere Kommunikation
Gemeinsames Arbeiten an einem Projektplan wird intuitiver. Beteiligte sehen sofort, worum es geht, was ihre Rolle ist und was sich verändert hat. - Flexibilität bei Veränderungen
Projekte sind selten statisch. Mit visuellen Tools lassen sich Änderungen schnell umsetzen, ohne die ganze Struktur zu gefährden. - Effizientere Meetings
Anstelle von langen Excel-Präsentationen kann direkt im Tool diskutiert und angepasst werden. Das spart Zeit – und Nerven. - Kollaboration ohne Chaos
Besonders bei Remote- oder Hybrid-Teams ist es entscheidend, dass alle auf demselben Stand sind. Mit MindManager können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, ohne dass Versionen verloren gehen oder Inhalte doppelt bearbeitet werden.
Für wen lohnt sich der Umstieg auf MindManager?
Visuelle Workflows sind kein Hexenwerk – aber sie verändern die Art und Weise, wie Projekte gedacht und geführt werden. Besonders profitieren:
- Agenturen, die regelmäßig mit wechselnden Kundenanforderungen umgehen
- Freelancer:innen, die mehrere Projekte parallel im Blick behalten müssen
- KMU-Teams, die sich zwischen agilen Methoden und klassischem Projektmanagement bewegen
- Teamleiter:innen, die sowohl operative Aufgaben als auch strategische Übersicht benötigen
Auch für Solo-Unternehmer wie Blogger, Etsy-Verkäufer oder Influencer
Der Umstieg von Excel zu einem Tool wie MindManager ist kein Selbstzweck. Es geht nicht darum, Excel zu ersetzen, sondern darum, die Planungsarbeit so zu gestalten, dass sie für Menschen nachvollziehbar und effizient bleibt.
Wann Excel trotzdem sinnvoll bleibt
Trotz aller Vorteile visueller Workflows gibt es Einsatzszenarien, in denen Excel seine Stärken ausspielt. Etwa bei numerischen Auswertungen, komplexen Kalkulationen oder Budgetplänen. In diesen Fällen kann eine Kombination aus beiden Tools sinnvoll sein: Excel für die Zahlen, MindManager für die Struktur.
Eine solche hybride Arbeitsweise kann den Wechsel erleichtern. Wer seine Projektstruktur zuerst in MindManager abbildet und anschließend gezielt Daten exportiert oder ergänzt, bekommt beides – Klarheit und Präzision.
Drei Tipps für den Einstieg in visuelle Projektplanung
- Klein anfangen: Statt ein ganzes Unternehmen umzustellen, reicht es oft, ein einzelnes Projekt visuell aufzubauen. So kann das Team Erfahrungen sammeln.
- Bestehende Strukturen übertragen: Projektpläne aus Excel lassen sich oft einfach importieren oder nachbauen. Das schafft Vertrauen.
- Workshops oder kurze Schulungen nutzen: MindManager ist intuitiv, aber ein paar Grundlagen helfen beim Einstieg. Viele Anbieter bieten hierfür passende Ressourcen.
Fazit: visuelle Workflows mit MindManager statt (nur) Excel
Projektplanung ist mehr als das Verteilen von Aufgaben – sie ist ein kreativer, dynamischer Prozess. Wer diesen Prozess in starre Tabellen presst, verschenkt oft viel Potenzial. Visuelle Workflows wie mit MindManager bieten hier eine echte Alternative: übersichtlich, flexibel, teamfähig.
In einer Zeit, in der Projekte nicht mehr linear ablaufen und Teams von überall zusammenarbeiten, sind neue Wege gefragt. Vielleicht ist jetzt der richtige Moment, um Excel nicht ganz zu verabschieden – aber ihm eine visuelle Ergänzung zur Seite zu stellen, die dir mehr Möglichkeiten und mehr Klarheit verschafft. Excel und MindManager sind das eine oder das andere, sondern perfekte Partner im professionellen Umfeld. MindManager ist dabei ein Tool, welches schnell einen erheblichen Mehrwert bringt, eine Investition, welches sich meist schnell auszahlt.
