Die Nutzung von Online Lösungen hat auch im betriebswirtschaftlichen Bereich viele Freunde gewonnen, ob für Rechnungswesen, Zeiterfassung oder auch bei der Lohnbuchhaltung. Eine Lohnabrechnung online bietet nicht nur den Vorteil, dass man von überall Zugriff auf seine Daten hat, sondern auch, dass bei Bedarf individuelle Serviceleistungen wie
- externe Kontrolle der Daten
- Unterstützung bei Betriebsprüfungen durch Experten
- Unterstützung durch Fachberater
oder gar ein persönlicher Berater und mehr leicht hinzugebucht werden können. Vorteil ist hier natürlich, dass die notwendigen Daten bereits leicht zugänglich für externe Berater zur Verfügung stehen, sofern wie dies z.B. bei edlohn von eurodata.de der Fall ist, ein professioneller Service für Lohnabrechnung online dies anbietet.
Da die Nutzung gerade solch sensibler Daten wie dies bei Lohnabrechnungsdaten ganz sicher der Fall ist, in der Cloud sicherlich bei manchen auch Bedenken auslöst, ist es besonders wichtig, dass diese Daten sicher in einem modernen Rechenzentrum möglichst innerhalb Deutschlands gespeichert werden.
Ein großer Vorteil von Online Anwendungen ist der verringerte Administrationsaufwand im Unternehmen, da Aktualisierungen und Updates nicht mehr selber eingespielt werden müssen. Gleichzeitig profitiert man bei einem guten Online Lohnabrechnungsprogramm davon, dass Änderungen, wie sich z.B. durch die Einführung des Mindestlohns ergeben haben, zeitnah automatisch zur Verfügung gestellt werden, ohne dass man ein Update bestellen muss bzw. dieses selber aufspielen muss. Neben der zeitnahen Verfügbarkeit von neuen Versionen, die Gesetzesänderungen berücksichtigen, profitiert man so auch von einer geringeren Belastung für die IT-Abteilung.
Online Lohnbuchhaltung: von selber machen bis zum Full-Service
Online Lohnbuchhaltungen bieten in der Regel Anwendern die Möglichkeit unterschiedliche Service Pakete zu buchen, je nachdem, ob man mehr selber machen möchte, nur für einige Punkte externe Services buchen möchte oder ob man seine komplette Lohn-und Gehaltsabrechnung auslagern möchte. Je nach eigenem Budget, aber auch je nach eigenem Wunsch bzw. Möglichkeiten. Viele Unternehmen möchten, vielleicht auch aus Kostengründen, eine Selbsterfassung und Pflege von Mitarbeiter- und Lohndaten vornehmen, legen aber Wert auf die Möglichkeit einer externen Kontrolle und Fertigstellung der Lohnberechnung wie auch auf eine Unterstützung bei Betriebsprüfungen, um möglichen Problemen mit fehlerhaften Lohnabrechnungen von vornherein zu vermeiden.
Bei der Auswahl seiner Lohnbuchhaltung sollte man darauf achten, dass diese:
- den Datenaustausch mit Finanzamt wie auch Sozialversicherungsträger beherrscht
- sowie DLS, also die digitale Lohnschnittstelle
Letztere, also die digitale Lohnschnittstelle, stellt eine Schnittstellenbeschreibung für den Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungssystem zur Übergabe an einem Lohnsteuer-Außenprüfer dar. Sie beschreibt die einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder gemäß den Anforderungen der GDPdU, unabhängig vom eingesetzten Programm, um Prüfer einen genormten zweifelsfreien und nachvollziehbaren Zugriff und Einblick in die Daten zu ermöglichen.
Die DLS ist zwar nur eine Empfehlung, aber die Finanzverwaltung hatte zuletzt klargestellt, dass diese Schnittstelle als zukünftiger Standard angesehen wird, entsprechend sollte die eingesetzte Lohnbuchhaltung, online oder offline, diese beherrschen.
Trotz gewisser Bedenken bezüglich einer Auslagerung von sensiblen Daten in die Cloud, die durch entsprechende Maßnahmen des Anbieters aber genommen werden können, bietet die Abwicklung einer Lohnbuchhaltung online viele Vorteile:
- Zugriff von Überall
- Entlastung der eigenen IT
- Zeitnahe Implementierung neuer gesetzlicher Standards
- Flexible Anpassung und Wahl der gewünschten Service Leistung, vom überwiegend selber machen bis hin zum Full-Service
plus eben, dass bei Problemen bis hin zu anstehenden Außenprüfungen durch die Finanzverwaltung, Unterstützung angefragt werden kann, der durch die Online Speicherung der Daten auch sehr schnell und zeitnah zur Verfügung steht.
Der Lohnbuchhaltung den Schrecken nehmen
Lohnbuchhaltung ist ein komplexer Prozess, bei dem viele Punkte zu beachten sind, und trifft alle Unternehmen, auch kleine, sobald der erste Mitarbeiter eingestellt wird:
neue Mitarbeiter müssen den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden, wobei es unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten je nach Art der Beschäftigung gibt
Der Lohn muss abgerechnet werden inklusive der Lohn- und Lohnnebenkosten, natürlich auch die Sozialversicherungskosten
Die ermittelten Daten müssen an die zuständigen Stellen übermittelt und auch bezahlt werden
Am Ende eines Geschäftsjahres müssen sind Jahresmeldungen an Sozialversicherungsträger wie auch an die Agentur für Arbeit und Statistikämter notwendig
Eine gute Lohnbuchhaltung hilft diesen komplexen Prozess zu vereinfachen und stellt alle notwendigen Tools bereit, um den gesetzlichen Verpflichtungen, aber auch den internen Anforderungen, gerecht zu werden. Plus, dass eben bei Bedarf oder permanent, externer Support von Kontrolle bis Full-Service zur Verfügung steht, sodass auch bereits Gründern der Schrecken der Komplexität einer Lohnbuchhaltung genommen wird und am Ende Lohnabrechnungen bereitstehen, die inhaltlich korrekt sind und rechtzeitig den Versicherungsträgern gemeldet werden.
