Wie funktioniert Microsoft Sharepoint und welche Vorteile bietet es?

Speichern, freigeben, verwalten: Mit dem Microsoft Sharepoint steht ein Tool zur Verfügung, das die Zusammenarbeit in Unternehmen intern und extern enorm erleichtern kann. Doch wie funktioniert der Service eigentlich und welche Vorteile bietet er genau? In diesem Artikel verraten wir die Antworten auf diese Fragen.

Für wen bietet sich ein Microsoft Sharepoint an?

Unternehmen, Schulen oder andere Entitäten nutzen Sharepoint, um Dateien unkompliziert zu verwalten, zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Denn mit dem Programm steht eine benutzerfreundliche und leistungsfähige Software zur Verfügung, mit der Mitarbeiter und externe Partner Zugriff auf Dokumente und Content erhalten.

Beispielsweise lassen sich mit Sharepoint einfach und schnell Webseiten, Chatportale oder Blogs erstellen und aktuell halten. Microsoft Sharepoint bietet sich also vor allem für Unternehmen an, die die Effizienz von Prozessabläufen steigern möchten. Weil das Tool sehr viele Funktionen hat, die oft aus Unwissenheit nicht genutzt werden, sollte man eine Sharepoint Beratung bei Innobit in Anspruch nehmen.

Wie funktioniert der Microsoft Sharepoint?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten einen MS Sharepoint zu nutzen: Cloudbasiert oder mit einem eigenen Server. Bei der cloudbasierten Lösung läuft der Sharepoint einer Firma über Microsoft 365: Der Sharepoint wird also von Microsoft gehostet.

Für das Hosting lässt sich die Firma einen individuellen Plan erstellen schließt bei Microsoft ein Abonnement dafür ab. Mit dieser Lösung ist es möglich, firmeninterne Websites zu erstellen und Dokumente freizugeben.

Die zweite Option ist die Server-Lösung: Sie bietet zusätzliche Funktionen und Features, weil das Unternehmen selbst das Hosting übernimmt. Ob eine Firma eher eine auf der Cloud oder auf einem eigenen Server basierte Lösung setzen sollte, klärt man am besten in einer Microsoft Sharepoint Beratung ab.

Welche Features bietet Microsoft Sharepoint?

Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Funktionen vor, die der MS Sharepoint bietet.

Workflow im Office

© wutzkoh – stock.adobe.com

  • Reporting und Insights: Daten zum Unternehmen können aus unterschiedlichen Quellen unkompliziert gesammelt und verdichtet werden. Das Programm stellt Features zur Verfügung, mit deren Hilfe diese Informationen grafisch dargestellt werden können. Damit ist eine transparente Übersicht über wichtige Firmendaten für die Mitarbeiter oder externe Partner möglich.
  • Search: Sharepoint bietet mit der konfigurierbaren Suche ein nützliches Tool. Denn die Suchkriterien können individuell eingestellt werden. Damit lässt sich sowohl intern, aber auch außerhalb der sogenannten Sharepoint-Umgebung gezielt nach Informationen oder Content suchen.
  • Sites: Auf die Sharepoint-Funktionen lässt sich über Webseiten zugreifen. Diese Seiten sind individuell anpassbar.
  • Content Management: Ob digitale Dokumente oder Content von Webseiten – mit einem Sharepoint lassen sich diese Inhalte sehr unkompliziert verwalten. Zugriffsrechte und Regeln, wie die Inhalte aufbewahrt und gepflegt werden sollen, sind ebenfalls sehr schnell und einfach zu erstellen.
  • Composites: Das Praktische ist, dass bei Sharepoint auch andere Programme in die Umgebung integriert werden können. Möglich wird das, weil die Webseiten, über die der Sharepoint läuft, frei konfigurierbar sind.

Welche Vorteile bietet der Microsoft Sharepoint?

Microsoft Sharepoint kann die tägliche Büroarbeit enorm vereinfachen. Denn ob ein Mitarbeiter nun im Home-Office, im Büro oder unterwegs arbeitet: Durch den Zugriff auf die erforderlichen Daten und Inhalte kann der Workflow ungehindert weitergehen.

Mit dem Sharepoint ist es möglich, dass die Mitarbeiter eines Teams Ideen auf einer gemeinsamen Plattform austauschen können. Wegweisende Lösungen für das Unternehmen sind auf der Basis dieses Brainpools viel leichter umsetzbar.

Das liegt nicht zuletzt daran, dass die Software mit E-Mail- und Webbrowsern verbunden wird und so einen problemlosen und schnellen Datenaustausch ermöglicht.

Fazit

Microsoft Sharepoint bietet viele Funktionen und damit Vorteile für Unternehmen. Welche Art von Sharepoint sich für das jeweilige Umfeld am besten eignet, sollte man bei einer Sharepoint Beratung abklären.

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