Geschäftsprozesse mit BPM Software im Griff halten und optimieren

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In jedem Unternehmen, auch in kleinen, fallen täglich bestimmte Geschäftsprozesse an, die zum einen Teil immer wiederkehrend auftreten, in anderen Fällen aber auch spontan. Prozesse können vielfältiger Art sein, im Bereich Softwareentwicklung der Prozess zwischen dem Eingang einer Kundenfehlermeldung über die Zuweisung an einen Mitarbeiter bis zur Lösung, im Vertrieb der Eingang einer Kundenanfrage bis hin zum Verkauf und Rechnungsstellung oder auch im Rahmen der Investitionsplanung inklusive der Überwachung von Budgets. Moderne Software hilft uns heute dabei, diese Prozesse besser abzubilden und so, wenn richtig eingesetzt, die Effizienz in Unternehmen zu steigern. Eine solche Lösung ist z.B. Comindware Tracker, welche ich wegen der interessanten bereits integrierten Business-Apps u.a. auch für den Bereich Softwareentwicklung für sehr interessant finde, was auch der Grund für mich als Entwickler diesen Artikel ist.

BPM = Business Process Management

Der Begriff BPM steht übrigens für Business Process Management. Eine BPM Software hilft typische Geschäftsprozesse abzubilden, um

• Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter, Teams und Abteilungen zu verbessern
• Aufgaben und Prozesse hinsichtlich Zeitaufwand und Kosten zu optimieren
• Finanzielle Aspekte des Unternehmens im Blick zu behalten
• Daten gebündelt zu erfassen, um diese bei Bedarf schnell abrufen zu können, denn eines der Probleme, die ein Unternehmen haben kann, ist die oft weite Streuung aller relevanten Informationen, von E-Mails bis zur Dokumentation etwa von Kundenanfragen.

Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz einer BPM Software und der gelungenen Abbildung typischer Geschäftsprozesse ist nicht nur die möglichst genaue Abbildung bzw. Modellierung dieser, sondern natürlich auch die Einbindung der Mitarbeiter, was durch eine intuitiv und einfach zu bedienende Software erleichtert wird. Gefallen kann an dem angesprochenen Tool ComindWare Tracker hier neben vorbereiteten Business Apps auch die Flexibilität, da man sofort beginnen kann, ohne dass alle Prozessschritte sofort berücksichtigt werden müssen bzw. bekannt sein müssen. Viele Verfeinerungen ergeben sich ja auch erst durch den praktischen Einsatz und der damit intensivierten Beschäftigung mit den eigenen Geschäftsprozessen. Einmal eingerichtete Prozesse können jederzeit angepasst werden und durch zusätzliche Schritte ergänzt werden. Es handelt sich also um keine starre Lösung, sondern um ein sehr flexible, die sich jederzeit den eigenen Bedürfnissen und auch veränderten Anforderungen anpassen kann.

Vieles ist Routine in einem Unternehmen und lässt sich daher ganz gut prozessorientiert abbilden, aber eben nicht alles, es gibt immer auch den Faktor der Ereignisse, die eben in kein fertiges Schemata passen. Eine BPM Software, die dies nicht berücksichtigen würde, würde der Gesamtheit der Fälle in einem Unternehmen nicht ganz gerecht werden. Hierfür bietet Comindware die Möglichkeit an sogenannte Ad-Hoc Aufgaben einzurichten, ohne dass nun komplett neue Prozesse abgebildet werden müssen oder vorhandene angepasst, was für Sonderfälle meist ja auch nicht gewünscht wird.

Fertige, aber anpassungsfähige Business Apps für verschiedene Bereiche

Sehr nützlich bei Comindware Tracker sind die fertigen, bereits integrierten Business Apps für verschiedene Bereiche. Diese kann ein Unternehmen natürlich anpassen, muss diese Prozess Szenarien aber eben auch nicht komplett neu erstellen, was erheblich Zeit spart und auch Orientierung gibt. Für mich, als Softwareentwickler, besonders interessant sind natürlich die IT-orientierten Module.

So bietet das Modul IT-Abteilung nicht nur einen eigenen HelpDesk, sondern ermöglicht es auch Änderungen, Vorfälle, Berechtigungen, das Lösen von Problemen in einem System geordnet zu verwalten, ohne dass wichtige Informationen in verschiedenen Informationseinheiten, wie z.B. E-Mails unübersichtlich und damit schwer zugänglich verloren gehen. Die Möglichkeit eine eigene Knowledge Base aufzubauen, hilft den Zeitaufwand bei eingehenden Anfragen und Problemen zu minimieren. Eine sehr umfassende, aber dennoch erweiterbare Lösung, welche typische IT-Prozesse sehr gut und intuitiv abbildet, was Zeitaufwendungen und damit auch Kosten minimiert. Ganz besonders interessant für mich selber ist das Modul „Softwareentwicklung“ zur Prozessabbildung von sich wiederholenden Prozessen im Bereich der Entwicklung von Software wie:

• Ideenmanagement
• Änderungsmanagement
• Testmanagement
• Versionsmanagement
• Risikomanagement
• Fehlermanagement (Bugs)

Typischerweise wiederholen sich diese Prozesse regelmäßig und in meist gleichen Mustern, was durch eine BPM Software dann entsprechend abgebildet werden kann und so den Datenzugriff/Verfügbarkeit und letztlich die Zusammenarbeit im Team und die Transparenz verbessert. Auch fällt es so leichter typische Probleme und vorhandenes Verbesserungspotenzial zu entdecken.

Ähnlich interessante Business-Apps, die bereits in ComindWare Tracker enthalten sind, befassen sich mit den Bereichen Finanzen & Administration, welches Routineprozesse von der Beschaffung bis zur Rechnungslegung automatisiert. Ebenso berücksichtigt der Aspekt der Personalverwaltung, mit der es möglich wird Abläufe von der Besetzung neuer oder frei werdender Stellen, bis hin zu Kündigungen abzubilden. Weitere Module decken die Abteilungen Vertrieb und Marketing ab.

Installation im eigenen Unternehmen möglich

Comindware Tracker kann auch, wenn gewünscht, als In-House Lösung eingerichtet werden, bietet zusätzliche zeitgemäße mobile Versionen und ermöglicht dank Verwendung grafischer Werkzeuge die Prozessmodellierung ohne Programmierkenntnisse, auch zur Anpassung von Prozessen und dies, so verspricht der Hersteller, ohne dass IT-Fachwissen vorhanden sein muss. Ein flexibel, nicht starres Datenbanksystem sowie Workflow- und Formulargeneratoren ermöglichen eine einfache Bedienung per Drag&Drop. Trotzdem ist es gut zu wissen, dass es API-Schnittstellen gibt, womit das Programm auch individuell erweitert werden kann.

Das Programm vom Hersteller Cominware ist ein sehr interessantes BPM-Tool mit vielen Möglichkeiten, aber dennoch einfach einsetzbar, welches Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse im Griff halten wollen, durchaus einen Blick wert sein sollte.