Zeiterfassung im Cloud – Zeitalter

Zeiterfassung ist eines der klassischen Themen im Unternehmensbereich. Die Technik mag sich ändern, von den Stechuhren früherer Zeiten, über die Erfassung an PCs oder Terminals bis hin zur modernen, cloudbasierten Zeiterfassung im Internetzeitalter, die Aufgabenstellung aber nicht. Was sich über die Zeit aber ändert, sind Gesetze und Regelungen, wenn es um Arbeitnehmer und auch die Arbeitszeiterfassung geht, z.B. etwa durch den Mindestlohn.

Auch ein Klassiker wie eine Software zur Zeiterfassung muss also mit der Zeit gehen. Eine zeitgemäße Zeiterfassung wie edtime von eurodata prüft hier bereits beim Anlegen eines Mitarbeiters, dass die Daten den gesetzlichen Anforderungen an den Mindestlohn entsprechen (MiLog Gesetz), womit es auch der gesetzlichen Dokumentationspflichten des Mindestlohngesetztes gerecht wird.

Cloudbasierte Zeiterfassung statt Stechuhren oder Excel Tabellen

Aber nicht nur wegen der Berücksichtigung und Konformität zu aktuellen gesetzlichen Vorschriften sind Lösungen wie edtime mehr als eine Alternative zu Stechuhren, denn die digitale Erfassung ermöglicht anders als frühere Lösung umfangreiche und genaue Abrechnungen, ob am Monatsende oder zu jedem anderen beliebigen Zeitpunkt und wenn mobil zugänglich, dies auch von jedem Ort. Dies ist, neben der einfacheren und sichereren Erfassung, natürlich auch einer der Vorteile gegenüber der Speicherung der erfassten Zeiten in einer Excel Tabelle – ein Verfahren, was fehleranfällig und mühsam bereits in der Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern ist, vor allem aber nur sehr mühsam auszuwerten ist und bereits nach kurzer Zeit, besonders bei mehreren Mitarbeiten, nur noch mit großem Aufwand beherrschbar ist. Gerade bei der komplexen Berichterstattung und den guten und genauen Auswertungs- und Reporting – Möglichkeiten, wie sie eine eigenständige Zeiterfassungssoftware wie edtime bietet, liegen hier wichtige Vorteile und dies nicht nur im Vergleich zur Excel-Tabelle. Stechuhren dürften angesichts der heutigen Möglichkeiten dann doch ausgedient haben und eine Excel-Tabelle stellt auch keine vernünftige und ernst zu nehmende Alternative dar.

Vorteile einer Zeiterfassung in der Cloud

Durch das Hosting einer Anwendung in der Cloud bietet sich für den Anwender nicht nur der Vorteil, dass hiermit eine sichere Archivierungsfunktion ermöglicht wird, sondern vor allem auch, dass der Zugriff von überall, zu jeder Zeit und vor allem auch von mobilen Endgeräten wie einem Tablet erfolgen kann, nicht nur zur Auswertung, sondern natürlich auch zur Erfassung. Eine Zeiterfassung wie edtime ermöglicht hier größtmögliche

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Flexibilität, bei der das Unternehmen festlegen kann, ob diese mobile Erfassung durch den Mitarbeiter erfolgt, der eine individuelle Pin erhält oder durch dritte Verantwortliche im Unternehmen. Die Erfassung der Arbeitszeiten, ebenso wie Ruhezeiten oder auch Abwesenheitszeiten, stellt somit die moderne Alternative zur Stempeluhr dar, wobei hier im Unterschied zur früheren Stechuhr, die erfassten Zeiten durch Speicherung in der Cloud in Echtzeit zu Auswertungs- und Kontrollzwecken dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Personalverantwortliche haben so einen aktuellen Überblick über den Verfügbarkeitsstatus von Mitarbeitern, dies natürlich nicht nur zur Kontrolle, sondern auch um zu sehen, welche Mitarbeiter für anstehende Aufgaben aktuell anwesend sind und damit zur Verfügung stehen, ebenso wie eine Anzeige, welche aktuell eben nicht zur Verfügung stehen. Optimal ist hier natürlich auch die Schnittstelle zur Personaleinsatzplanung, wie sie edtime bereits über edpep anbietet.

Eine moderne Zeiterfassung sollte also folgende Vorteile abdecken:

• Rechtskonformität auch in Hinblick auf neue Gesetze wie bei MiLog
• Sichere Speicherung und Archivierung der Daten
• Optional eigenhändige Erfassung durch Mitarbeiter als moderne Alternative zur Stechuhr
• Unterstützung mobiler Endgeräte
• Echtzeitanzeige des aktuellen Mitarbeiterstatus wie z.B. Anwesenheit
• Flexible Auswertungs- und Reporting – Möglichkeiten
• Einfache und auch für Mitarbeiter leicht verständliche Bedienung

Neben diesen Punkten ist es natürlich vorteilhaft, wenn eine Zeiterfassung Schnittstellen bietet, insbesondere natürlich zu Lohnabrechnungssystemen, um hier die Datenerfassung und Verarbeitung effizient zu gestalten, sodass eine zeitaufwendige und fehleranfällige Doppelerfassung vermieden werden kann.

Einsparungen für die IT – Abteilung im Unternehmen

Eine cloudbasierte Mietvariante zur digitalen Erfassung von Arbeitszeiten hat für ein Unternehmen den Vorteil, dass „Lizenzerweiterungen“ ohne großen Aufwand jederzeit möglich sind, zudem entfällt der Installations- und Wartungsaufwand. Eine wichtige Voraussetzung ist dabei allerdings natürlich immer, dass der Anbieter eine rechtssichere und auch datensichere Lösung anbieten kann, bei Problemen einen zeitnahen Support leistet und notwendige Änderungen, z.B. bei Änderungen der gesetzlichen Vorschriften zeitnah vor dem Zeitpunkt der rechtlichen Wirksamkeit umsetzt.

Wenn dies gegeben ist, so profitieren Unternehmen von erheblichen Einsparungen im IT-Bereich, da weder komplexe Installationen in der Regel notwendig sind, noch zeitaufwendige Updateprozesse. Unwahrscheinlich, dass bei all den genannten Vorteilen dann noch Unternehmen und Mitarbeiter Sehnsucht nach Stechuhren oder Excel Tabellen zum Zweck der Zeiterfassung haben.